Тема 3. Организация работы с документами в организации

Цель: знакомство с организацией процесса работы с документами с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки из учреждения.

Основные вопросы:

1. Понятия «документооборот» и «документопоток». Общие принципы и методические основы организации документооборота в организации.

2. Информационно-поисковая система по документам организации.

3. Контроль исполнения документов.

4. Текущее хранение документов.

Практическое задание:

Практикум. Тема 10 «Организация документооборота». Быкова, Т. А. Делопроизводство: учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2006. – С.499-503.

Литература:

1. Быкова, Т. А. Делопроизводство: учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 221-299.

2. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. – С.276-322.

3. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2007. – С.194-244.

4. Приказ Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Периодические издания:

1. Андреева, В.И. Документопотоки: виды и организация обработки / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. – № 12. – С. 38-48.

2. Борискин, В.В. Проверки делопроизводства в организации / В.В. Борискин // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. – № 9. – С. 38-46.

3. Боровлева, З.А. Уголовная ответственность за преступления в области документационного обеспечения управления / З.А. Боровлева // Делопроизводство. – 2008. – № 3. – С. 14-19.

4. Демушкин, А.С. Распознание фальшивых документов / А.С. Демушкин // Делопроизводство. – 2007. – № 2. – С. 8-14.

5. Доронина, Л. Функции топ-менеджера по работе с документами / Л. Доронина // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2009. – № 4. – С. 23-30.

6. Кузнецова, Т.В. Проектирование рациональной организации делопроизводства / Кузнецова Т.В., Подольская И.А. // Делопроизводство. – 2005. – № 1. – С. 58-67.

Интернет-ресурсы

1. «Справочник секретаря и офис-менеджера»        www.sekretariat.ru

2. «Энциклопедия делопроизводства» http://www.edou.ru/enc/

ОЦЕНОЧНЫЕ СРЕДСТВА ДЛЯ ТЕКУЩЕГО КОНТРОЛЯ УСПЕВАЕМОСТИ, ПРОМЕЖУТОЧНОЙ АТТЕСТАЦИИ ПО ИТОГАМ ОСВОЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ И УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ

В соответствии с учебным планом осуществляется оперативный и итоговый контроль.

Оперативный контроль предназначен для определения качества усвоения лекционного материала. Подобный контроль может проводиться либо в письменной (письменный опрос слушателей), либо – в устной форме.

Итоговый контроль по курсу «Документационное обеспечение управления» проводится в форме зачета (компьютерное тестирование).

Вопросы к зачету

1. Понятие «документ». Классификация и функции документов.

2. Понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управление».

3. Вопросы документирования в законодательных актах.

4. Вопросы документирования в нормативно-методических актах.

5. Реквизит документа. Состав обязательных реквизитов.

6. Бланк документа. Виды бланков. Понятия «формуляр», «образец документа».

7. Бланки с изображением государственного герба и герба субъекта федерации.

8. Автор документа. Порядок обозначения наименования организации. Справочные данные об авторе.

9. Дата документа. Порядок оформления дат.

10. Состав удостоверения документов. Электронная подпись.

11. Печати и их назначение. Порядок проставления печати на документах.

12. Утверждение документов.

13. Обозначение адресата. Порядок оформления почтового адреса.

14. Отметки на документе как отражение этапов его создания и прохождения.

15. Общие требования к тексту документу. Сценарий подготовки документа.

16. Особенности составления и оформления организационных документов. Устав, его составление и оформление.

17. Инструкция. Виды инструкций. Особенности составления и оформления.

18. Система распорядительной документации. Особенности составления и оформления распорядительных документов.

19. Приказ как правовой акт. Виды приказов.

20. Постановления и решения как правовые акты. Их составление и оформление.

21. Документирование деятельности коллегиальных органов. Виды протоколов. Требования к составлению и оформлению протоколов.

22. Информационно-справочная документация. Назначение и состав.

23. Акт. Разновидности актов. Особенности составления и оформления.

24. Письмо. Виды писем по назначению, содержанию. Особенности требований к составлению и оформлению.

25. Справка. Виды справок. Особенности требований к составлению и оформлению.

26. Особенности составления и оформления документов личного характера: заявления, резюме, расписки, объяснительные записки.

27. Понятие «документооборот». Общие принципы организации. Основные этапы.

28. Прием документов. Первичная обработка.

29. Регистрация документов и контроль исполнения.

30. Порядок обработки входящих и исходящих документов.

31. Особенности работы с электронными документами и электронными сообщениями.

32. Требования к организации работы с письменными обращениями граждан.

33. Текущее хранение документов.

34. Понятие «номенклатура дел». Виды номенклатур.

35. Основные правила формирования дел. Ответственность за сохранность документов.

36. Понятие «экспертиза ценности документов». Перечни документов со сроками хранения.

37. Порядок оформления и уничтожения документов.

38. Единые требования в подготовке дел к архивному хранению.

39. Архив организации. Его значение и функция. Подготовка дел к передаче на государственное хранение.

40. Регулирование документной информации персонального характера и коммерческой тайны. Взаимоотношения с правоохранительными органами.

41. Система кадровой документации. Особенности оформления кадровых документов.