Организация работы с документами.

       Тема 1. Основные принципы организации документооборота.

Организация документов - это правила в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Он является важным звеном ДОУ, т.к. определяется не только инстанция движения документа, но и скорость движения.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения использования или отправки. Существуют 3 формы работы с документами: 1 централизованная –сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения или 1-го сотрудника. 2. децентрализованнная – противоположная форме 1,здесь каждое структурное подразделение 1-ой организации создает свою собственную службу для работы с документами. 3. смешанная - это самая распространенная форма, в структурных подразделениях выполняется все операции по созданию документа их систематизации, контролю, хранению и т.д.

Правила организации документооборота:1. максимальное сокращение инстанции прохождения документов 2.исключение или ограничение возвратных документов 3. максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документов должно быть оправдано.

  В документообороте выделяют 3 потока: 1. входящие документы 2. внутренние документы 3. исходящие документы.

 

Схема прохождения исходящей документации: составлениепроекта документа à согласование проекта документаàоформление документаàпроверка правильности оформления документаàподпись руководителяàрегистрация документаàпростановка даты и номер на документеà проверка правильности адресованияàотправка документа адресатуàподшивка второго экземпляра в дело.

 

Схема прохождения входящей документации:

Прием почты, проверка правильности адресования  ->

Передача документов с  пометкой «лично»

 

Вскрытие конвертов и проверка вложений

 

                                         Предварительное рассмотрение

Передача

негеристрированной

документации

Расстановка отметки о поступлении на документе

Регистрация

 

Передача

структурному

подразделению   

Передача документов руководителю

передача зам. Директору

 

Рассмотрение документов

 

Внесение сведений из резолюции в журнал

Передача документов исполнителю

Контроль исполнения

Подшивка документов в дело.

Учет объема документооборота.

Объем документооборота- это общее кол-во входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документа необходим для определения загрузки подразделения и отдельных работников. Эти данные используются при усовершенствовании документационного обеспечения управления и при решении вопроса о внедрении средств для обработки документов. Входящие, исходящие и внутренние документы, предложения, заявки граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного разложения учитываются отдельно. Общее количество обозначаются дробью, где числитель оборот количество основных документов, а знаменатель количество экземпляров, копии документов. Каждый документ учитывается в организации один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений и рациональной организации рабочего дня сотрудника.

Организация доставки документов

Доставка документов определяется быстротой их обработки и исполнения. Доставка документов внутри учреждения осуществляется курьером или секретарем. В крупных учреждениях используются технические средства. Для повышения оперативности доставки документов должны быть разработаны рациональные маршруты, установлены число доставок документов в день, сокращено число операций по приему и передачи документов. Порядок доставки фиксируется в графике, устанавливающем время и маршруты курьерской связи.