Рабочая группа по социальной политике

Не допускается адресование типа: «Министерству здравоохранения…»,

«В государственную Думу».

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

МЗ и СР РФ

Главному внештатному специалисту трансплантологу

С. В. Готье

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Руководителю

 Управления Росздравнадзора

 по Калининградской области

Е. С. Ким

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщённо, например:                                                                         Главным врачам

Областных клинических больниц

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 адресов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвёртым адресатом не пишется. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат.

Но бывают и исключения: так, например, при жалобе на невыдачу лекарственных препаратов, бывает эффективно указать, что кроме письма на имя главврача лечебно-профилактического учреждения, Вы посылаете эту же жалобу в Росздравнадзор, в Департамент здравоохранения и т.д. Иногда этого достаточно, чтобы конфликт решился в Вашу пользу, т.к. перечисление инстанций, в которые Вы направите копию жалобы, даёт понять, что Вы до конца будете бороться за свои права.

 

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Адрес обязательно проставляется на документах, адресованных частному лицу, например:                                                                                                                                                       

                                                                                                                         А. Ю. Красовой

Бойцовая ул., д. 5. кв. 3,

Г. Химки Московской обл.,

148012

Выбирая форму адресования документа (в организацию или должностному лицу), следует учитывать, что обращение к конкретному должностному лицу способствует ускорению движения документов в организации-получателе при их обработке.

 

1.3 Реквизиты содержательной части документа

 

Реквизит «Текст документа»

Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом. Общие требования к текстам служебных документов:

• краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
• объективность и достоверность информации;
• составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
• структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение.

 

Тексты большого объёма принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точкой после них.

 

Реквизит «Отметка о наличии приложения»

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

 

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложение: 1. Список пациентов, получающих лечение диализом в КОКБ на 2 л. в 2 экз.

Закон Краснодарского края «О выплате пособий на оплату проезда лицам, нуждающимся в проведении диализа» на 1 л. в 1 экз.

Постановление «Об утверждении порядка назначения и выплаты пособия на оплату проезда лицам, нуждающимся в проведении гемодиализа» на 4 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.

Перечень на 5 л. в 3 экз.

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес

 

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 1 экз.

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений в произвольной форме, например:

 

Опись

приложений к письму от ____________ № ______

Наименование документа	Количество листов	Количество экземпляров
1.
2.
3.
…
…
Секретарь	Личная подпись	И. О. Фамилия
Дата

 

 Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:

Приложение: по описи.

 

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:

Приложение: письмо ЗАО «Биомед»

От 18.04.2012 № 138/07-12

и приложение к нему, всего на 3 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа, например:

 

Приложение №1