IX . Систематизация документов

Порядок подготовки и утверждения номенклатуры дел

171. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в СЭУ с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

172. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы СЭУ.

173. Сводная номенклатура дел СЭУ составляется подразделением делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений (приложение  № 16).

174. Сводная номенклатура дел СЭУ одобряется экспертной комиссией СЭУ и направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией государственного архива субъекта Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет при отсутствии коренных изменений в функциях и структуре СЭУ и утверждается приказом СЭУ. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов.

Формирование и оформление дел

175. Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Объем дела не должен превышать 250 листов.

176. При формировании дел должны соблюдаться следующие требования: группируются документы одного года (за исключением переходящих дел); в дела помещаются только исполненные документы, документ-ответ подшивается за документом-запросом таким образом, чтобы документы подшивались по исходящим номерам в нарастающем порядке.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

177. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 17); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 18); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

178. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых обусловлен спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 19), которая помещается в начале дела. В конце каждого дела помещается бланк листа-заверителя.

179. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить их пересистематизацию, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Организация оперативного хранения документов

180. С момента заведения и до передачи в архив СЭУ дела хранятся в структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела находятся в служебных помещениях в шкафах. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя СЭУ. Выдача дел работникам структурных подразделений осуществляется под роспись. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматривается графа для росписей в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одной недели. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Снятие копий с документов, подшитых в дела, производится только по разрешению руководителя подразделения делопроизводства.