Шаг 1. Убедитесь, что бланк отчета есть в учетной программе

Заполнять СЗВ-СТАЖ нужно на бланке из постановления Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Отчет будете сдавать вместе с описью по форме № ОДВ-1 из того же постановления. Убедитесь, что бланки этих документов есть в вашей учетной программе.

В отчет должны попасть штатные работники и подрядчики-физлица, которые трудились в компании или у предпринимателя в 2017 году. Сведения об их стаже надо приводить по кадровым документам: трудовым книжкам, приказам о приеме на работу и увольнении, договорам подряда, табелям рабочего времени и т.п. Если формируете СЗВ-СТАЖ в учетной программе, сначала убедитесь, что информация из базы совпадает с кадровыми документами.

Рекомендую сдать СЗВ-СТАЖ за 2017 год заранее —
например, в середине февраля. Не оставляйте все
на последний момент. Из-за большого наплыва
желающих отчитаться ваш СЗВ-СТАЖ может
не дойти до фонда вовремя.

Шаг 2. Сформируйте отчет и сверьте с нашим образцом

В СЗВ-СТАЖ пять разделов. Не торопитесь сразу отправлять отчет, который сформировали в учетной программе. Заполненный отчет начните проверять с таблицы в разделе 3. Она для сведений о физлицах и их стаже. Это самая сложная часть отчета, и в ней легко ошибиться. А за каждую ошибку фонд вправе требовать 500 руб. штрафа (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Затем проверяйте разделы 1 и 2 — в них информация о вашей компании и периоде, за который отчитываетесь.

Осторожно

Если не сдадите СЗВ-СТАЖ до 1 марта, фонд выпишет компании штраф. Его размер — 500 руб. за каждого человека в отчете, как за задержку СЗВ-М.

Что проверить в разделе 3 отчета. По каждому человеку всегда приводите фамилию, имя, СНИЛС и периоды работы в 2017 году. Это графы 2, 3, 5, 6 и 7. Остальные графы таблицы нужно заполнять, только если есть, что в них писать. Перепроверьте Ф.И.О. и номера СНИЛС каждого физлица. Фонд будет сверять эту информацию с СЗВ-М и разделом 3 расчета по взносам, поэтому расхождений быть не должно.

Графы 6 и 7 таблицы — для периодов работы, которые пришлись на 2017 год. Например, сотрудника взяли на работу в 2016 году, и он до сих пор в штате. Тогда период его работы будет таким: с 01.01.2017 по 31.12.2017. Другой пример: человек устроился в компанию 15 августа, а уволился 20 октября. Тогда период его работы — с 15.08.2017 по 20.10.2017.

Периоды, когда сотрудник числился в штате, но не работал, надо отражать в графах 6 и 7 отдельными строчками и со специальными кодами в графе 11. Например, это периоды болезни, декрета, разных видов отпусков. Кроме того, в графе 11 надо приводить специальный код, если человек трудится как подрядчик.

В разделе 3 есть особая графа 14. В ней вы сообщите фонду о людях, которые с 1 января 2018 года уже не работают в вашей компании. Ставьте в этой графе крестик, но только в одном случае: когда работник уволился 31 декабря. Если раньше, то никаких отметок в этой графе не делайте, даже если уволили сотрудника в последний рабочий день года, 29 декабря. Это нам подтвердили в ПФР.

Что проверить в разделах 1 и 2 отчета. После того, как разберетесь с таблицей в разделе 3, переходите к проверке разделов 1 и 2. В разделе 1 — информация о вашей организации. Сверьте ИНН, КПП и регистрационный номер компании в ПФР из этого раздела с шапкой отчета. Фонд будет идентифицировать компанию по ее регномеру, и, если ошибетесь, может заявить, что отчет вы не сдавали. В таком случае объясните проверяющим, что определить компанию можно и по ИНН (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 17.01.2017 по делу № А82-16424/2015).

В графе «Наименование» кратко напишите, как называется ваша компания. Например, ООО «Шоколад». Как заполнять это поле предпринимателям, в порядке оформления отчета не сказано. Но, как мы выяснили в ПФР, нужно просто привести фамилию, имя и отчество предпринимателя.

Раздел 2 состоит только из одного реквизита — календарный год, за который отчитываетесь. Убедитесь, что здесь стоит число «2017». Периоды работы, которые приводите в разделе 3 расчета, должны попадать в этот календарный год. То есть в отчете не должно быть периодов, которые относятся, например, к 2016 и 2018 годам.

Что писать в разделах 4 и 5 отчета. В годовой форме надо заполнить только первые три раздела. Разделы 4 и 5 оставляйте пустыми: они нужны только в отчетах СЗВ-СТАЖ, которые в течение года подаете на пенсионеров (п. 2.4 Порядка, утв. постановлением № 3п). Информацию в этих разделах надо приводить, только если в блоке «Тип сведений» стоит крестик рядом со словами «Назначение пенсии».