II . Документооборот и порядок его составления

Составление документов является трудоемким процессом, и для получения оперативной и достоверной информации их необходимо регламентировать. Это достигается путем документооборота.

Документооборот – это путь прохождения документа с момента его составления до сдачи в архив.

Для определения этапов движения документов составляется график документооборота, который является необходимым для выполнения лицами, ответственными за составление документов.

График составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графике по каждому документу отражается место составления и сроки передачи другим пользователям, порядок и сроки обработки и сроки и условия передачи в архив.

В документообороте выделяют 5 этапов:

1) составление документа

2) передача в бухгалтерию

3) арифметическая и коническая проверка

4) обработка документа и получение итоговой информации

5) сдача в архив

Для совершения документооборота применяется унификация и стандартизация.

Унификация – это установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Эти занимается Государственный Комитет по статистике.

Стандартизация – представляет собой представление единых форм и размеров документов одного названия, что позволяет ускорить процесс их обработки и облегчить их хранение. Ускорение движения документов необходимо для своевременного и правильного принятия управленческих решений.

 

III. Учетные регистры. Способы исправления в учетных записях.

Чтобы получить необходимые показатели о хозяйственной деятельности предприятия, необходимо сведения об операциях, содержащиеся в документах, сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием и зарегистрировать.

Такая регистрация осуществляется с помощью учетных регистров, обеспечивающих контроль за сохранностью информации, предоставляемой в документах.

Учетные регистры – листы бумаги, предназначенные для регистрации и группировки данных о наличии имущества и операциях, зафиксированных в первичных носителях информации.

В зависимости от содержания и назначения, учетные регистры классифицируются по нескольким группам:

По внешнему признаку

· Книги - сброшюрованные листы бумаги, которые пронумерованы и скреплены в переплет; на последней странице указывают количество листов и подтверждают печатью предприятия.

· Карточки – отдельные таблицы, выполненные на плотной бумаге, применяемые для аналитического учета; они хранятся в картотеке и группируются по определенным признакам; при открытии карточек проводится их регистрация в специальном регистре.

· Свободные листы – определенным образом разграфленные таблицы для записи хозяйственных операций; они используются для ведения ведомостей, журналов ордеров или регистрации; содержание граф зависит от назначения регистра и формы учета.

2. По объему содержания:

· Регистры аналитического учета

· Регистры синтетического учета

3. По последовательности записей:

· Хронологические – эти записи производятся по мере завершения хозяйственной операции, независимо от ее содержания

· Систематические – отражают операции в определенной группировке за определенный период, что позволят проследить за состоянием и движением отдельных видов хозяйственных средств и их источников

· Комбинированный.

По технике записи

· Регистры линейной записи – содержат все необходимые данные о совершении операции; в дальнейшем не выполняется

· Регистры линейно-позиционной записи – отражается не полностью. Дополнительная информация, относящаяся к данной операции, регистрируется позже по той же строке, но в других графах.

· Регистры шахматной записи – каждая операция отражается один раз на пересечении графы и стоки, которые означают корреспонденцию листов (по дебету и по кредиту).

 

Для исправления ошибок в учетных регистрах используют три метода:

§ Корректорный

§ Способ дополнительной записи – применяется в тех случаях, в тех случаях, когда в бухгалтерских проводке и учетных регистрах указана правильная коррекция счетов, но отражена сумма, меньшая необходимой. Для исправления такой ошибки на разницу составляется дополнительная бухгалтерская запись.

§ «Красное сторно» - применяется при указании неправильной корреспонденции счетов или отражении суммы, большей необходимой; при этом ошибочная запись повторяется в той же корреспонденции, но красным цветом, затем составляется новая запись с правильной корреспонденцией, и записывается правильным способом. При подсчете итоговой суммы, записанное красным цветом, вычитается.

Два последних метода могут использоваться не только для исправления ошибок, но и для корректировки плановых показателей до уровня фактических.