Тема 7. Контроль за сроками исполнения документов

Контроль исполнения документов. Его значение в управленческой деятельности. Формирование требований к организации контроля за сроками исполнения документов в делопроизводственной службе.

Основные принципы организации контроля исполнения документов. Взаимосвязь регистрации документов и контроля за их исполнением. Категории контролируемых документов. Сроки исполнения документов.

Автоматизированные системы контроля исполнения документов. Обобщение, анализ и использование информации об исполнении документов в условиях применения традиционных и автоматизированных технологий ДОУ.

 

Тема 8. Организация и порядок формирования дел

Формирование дел. Значение правильного формирования документов в дела для их последующего использования и хранения. Основные правила формирования дел. Современная нормативно-методическая база, определяющая требования к формированию дел в делопроизводстве.

Формирование дел в организациях различных уровней управления. Признаки группировки документов в первичные комплексы. Особенности систематизации отдельных видов документов в первичные комплексы. Особенности систематизации документов внутри дел.

 

Тема 9. Номенклатура дел

Определение номенклатуры дел, ее назначение. Виды номенклатур дел, их особенности. Требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению номенклатур дел.

Виды номенклатуры дел, их особенности и назначение. Методика составления номенклатур дел: изучение состава документов, разработка классификационной схемы, составление заголовков дел, их систематизация, проставление сроков хранения дел. Порядок оформления, согласования, утверждения и внедрения номенклатур дел. Сроки хранения документов. Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомственном архиве.

 

Тема 10. Организация ведомственного хранения документов и обеспечение их сохранности

Хранение документов в структурных подразделениях организации. Ответственность за сохранность документов.

Организация справочной работы и порядок выдачи документов для временного пользования при хранении их в структурных подразделениях. Учет выдачи дел во временное пользование.

Хранение машиночитаемых документов и документов на магнитных носителях.

 

Тема 11. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

Экспертиза ценности документов. Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы. Требования к проведению экспертизы ценности документов.

Принципы и критерии ценности документов. Этапы проведения экспертизы. Создание центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) Их состав, права и функции, организация работы и документирование деятельности. Положение о ЦЭК и ЭК. Взаимосвязь ЦЭК и ЭК с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивных органов.

Порядок проведения экспертизы ценности документов, оформление результатов ее проведения.

Тема 12. Перечни документов со сроками хранения

Перечни документов со сроками хранения. Понятие, назначение и виды перечней в качестве основных источников по изучению состава и содержания документов, установления сроков хранения и обеспечению единства оперативного хранения и архива.

Типовые и ведомственные перечни. Использование перечней для установления сроков хранения документов при составлении номенклатур дел, экспертизе ценности документов, разработке классификаторов. Методика разработки ведомственных перечней дел.

 

Тема 13. Подготовка и передача дел в архив организации

Унификация требований к делам, сдаваемым в архив. Нормативно-методические материалы Федеральной архивной службы об оформлении дел.

Основные требования к оформлению дел. Полное и частичное оформление дел. Подшивка дел. Нумерация листов. Заверительная надпись. Внутренняя опись. Оформление обложки дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Правила частичного оформления дел.

Определение описи дел. Составление описей. Виды описей. Систематизация заголовков в описях. Порядок сдачи дел в архив структурными подразделениями в учреждения. Взаимодействие службы ДОУ и ведомственного архива при формировании основы для последующего хранения и использования документов.