Тема 12. Экспертиза ценности документов

Основные вопросы темы

1. Экспертиза ценности документов как элемент управления документацией

2. Экспертная комиссия: статус, состав, функции

3. Оформление результатов экспертизы ценности документов

1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Фактически оценка до­ кументов происходит на всех этапах документационного обеспечения управления, воздейст­вуя на форму документа, порядок его передачи исполнителям, установление системы регист­рации, контроль за исполнением документов. Ценность документа определяет его место (ранг) в системе документационного обеспечения управления. Ценность документов различна: от ценности чисто оперативной, практической и до ценности материальной, культурной, исторической. Это определяет сложность и громоздкость системы определения сроков хранения документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Критерии оценки происхождения: роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в обществе, время и место образования документов.

Критерии оценки содержания: значимость события, явления, предмета и факта, отра­женных в документах, значение зафиксированной информации, ее повторяемость в других до­кументах, целевое назначение, разновидность конкретного документа.

Критерии внешних особенностей: юридическая достоверность, особенности передачи текста, материальная основа носителя информации, его физическое состояние, способ передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новиз­на поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность, полнота изложения проблемы и т.д.

Ценность некоторых видов документов установлена законодательством и нормативными актами Российской Федерации. Сроки хранения значительного комплекса видов и разновид­ностей документов предусмотрены действующими перечнями государственной архивной службы.

2.     Экспертная комиссия (ЭК) - постоянно действующий орган, создаваемый для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору иподготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и иную специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности организации.

ЭК - совещательный орган при руководителе организации. В состав ЭК обычно входят один из заместителей руководителя организации, руководители службы ДОУ и ведущих структурных подразделений, наиболее опытные работники.

Задачи ЭК:

· организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизвод­ства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

· то же на стадии подготовки документов к архивному хранению;

· организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

Основные функции ЭК:

· организация и проведение совместно со службой ДОУ и архивной службой отбора документов для дальнейшего хранения или уничтожения;

· методическое руководство экспертизой ценности документов организации, подготов­кой их к архивному хранению, разработкой номенклатуры дел;

· содействие и методическая помощь специалистам организации по вопросам ДОУ;

· рассмотрение, принятие решения об одобрении и представление на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своей организации описей дел постоянного хранения;

· то же на согласование ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руково­дителя своей организации - сводной номенклатуры дел, описей дел по личному составу, актов об утрате или неисправимом повреждении документов;

· то же на рассмотрение ЭПК архивного учреждения - предложений об изменении сроков хранения некоторых документов или установлении сроков хранения докумен­тов, не предусмотренных перечнем;

· то же на утверждение руководителя организации - актов о выделении к уничтоже­нию документов с истекшими сроками хранения.

3. Основные результаты экспертизы ценности комплекса документов организации - раз­работка номенклатуры дел, составление описей дел и акта о выделении к уничтожению доку­ментов с истекшими сроками хранения.

На документы, отобранные к хранению, составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу.

Опись дел - архивный справоч­ник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) архивного фонда или кол­лекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Экспертиза ценности документов позволяет получить комплекс описей на дела, предназначенные для архивного хранения.

Все дела и отдельные документы, отобранные к уничтожению, включаются в специаль­ный акт.

Реквизиты акта: наименование организации, наименование вида документа, дата, по­рядковый номер акта, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, основание отбора документов к уничтожению (название и выходные данные перечня документов с ука­занием сроков их хранения), итоговая запись о количестве выделенных к уничтожению дел, гриф согласования с ЭПК архивного учреждения, подписи членов ЭК.

Графы таблицы акта: заголовок дела или групповой заголовок, дата дела или крайние даты документов, номера описей (номенклатур), индекс дела по номенклатуре или его номер по описи, количество дел (томов, частей), сроки хранения дела и номера статей по перечню примечания.

Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хране­ния за соответствующий период утверждены и переданы в архив организации.

Подробнее см.: 5.