Алгоритм подведения окончательных итогов

• Устранение расхождений: оприходование излишков, оплата недостачи виновными лицами.
• Оформление итогов инвентаризации в виде отчета с приложением к нему соответствующих документов:

- приказ директора о создании инвентаризационной комиссии;
- расписки администраторов;
- инвентаризационные описи;
- протокол проведения инвентаризации;
- распечатки предварительных итогов;
- таблицы выведенных позиций;
- акт выявленных недостач, излишков, пересортицы товара;
- документы устранения расхождений.

Перечисленные документы хранятся в магазине в течение всего межинвентаризационного периода.

Распоряжением директора в магазине назначается ответственный за проведение выборочных проверок.

Его обязанности:

• составление планов проведения выборочных инвентаризаций. При составлении плана выборочных проверок особое внимание необходимо обратить на те торговые марки и товарные группы, по которым ранее были выявлены наибольшие недостачи. До наступления полной инвентаризации выборочные проверки должны быть проведены по несколько раз.

• ведение «Журнала проведения выборочных проверок» (в бумажном и электронном виде);

• назначение исполнителей;
• обеспечение полноты и качества сверки.

Накануне или в день проведения выборочной проверки назначаются сотрудники, производящие сканирование ШК с этикеток сначала в торговом зале, затем на складе. При сканировании обход помещений осуществляется по определенному маршруту для исключения пропусков.

С помощью DENSO

• В программе КИС создается накладная ВИ (Выборочной инвентаризации) с указанием остатка по складу и ветки каталога или торговой марки (ответственный - заведующий складом, у кладовщиков тоже есть права).
• Полученный в накладной остаток загружают в DENSO.
• Назначается бригада из сотрудников торгового зала и склада, которая сканирует штрих-коды с этикеток сначала в торговом зале, затем на складе. Если фактически товар после сканирования закончился, а в памяти сканера осталась часть товара – это недостача. Если товара нет в памяти сканера, а фактический товар остался – это излишек. Он складывается отдельно до окончания проверки всего товара.
• После завершения сканирования данные из DENSO выгружаются обратно в накладную:

- в колонке спецификации «Ожидаемое кол-во» - остатки, загруженные в накладную;

- в колонке «Количество» - фактический остаток товара;

- в колонке «Невыясненная разница» - расхождение учетных данных с фактическим наличием товара.

• Далее «исполняем» накладную. Документ переходит в состояние «исполнена», автоматически создаются накладные «разница выборочной инвентаризации» (РВ), а в карточке товара расхождения фиксируются на 44 и 45 складах соответственно. Излишек заводится также на тот склад, по которому создана накладная ВИ, т.е. излишек можно продавать.

Выборочная проверка с помощью бумажной распечатки отчета «Сравнение остатков по складам» в КИС:

• назначается бригада из сотрудников торгового зала и склада, которая по бумажной распечатке проверяет ШК с этикеток сначала в ТЗ, затем на складе. Найденный товар вычеркивается из распечатки.

- Если фактический товар закончился, а в распечатке товар не вычеркнут – обнаружена недостача.

- Если весь товар из распечатки вычеркнут, а фактический товар остался – обнаружен излишек (складывается отдельно до окончания проверки всего товара).