Организационно-распорядительных документов

Воспитательные:

- способствовать развитию внимательности, активности;

- вызвать интерес в решении проблемных ситуаций.

 

Задание: изучив приведённые ниже основные сведения, выполнить тест.

 

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 2

ОФОРМЛЕНИЕ БЛАНКОВ

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Наименование результата обучения

Уметь: оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в том числе с использованием информационных технологий; осваивать технологии автоматизированной обработки документации. Знать: основные понятия документационного обеспечения управления; системы документационного обеспечения управления; требования к составлению и оформлению документов.

Основные сведения

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Бланки ОРД оформляют следующим образом:

Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в приложении Б. ГОСТ Р 7.0.97-2016

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07.

В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации - справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке - сверху, ниже - все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках - русском и английском или ином иностранном языке.

Вид документа (приказ, протокол, справка и т.д.) и наименование должности (директор, заместитель директора и т.д.) на бланках оформляются прописными буквами.

 

ТЕСТ

Задание 1. Выполнить тест:

1.1.Указать номер реквизита по ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов, (например - реквизит «дата документа»: 10)

1.2. Указать верный ответ знаком «+»

1. Реквизит «дата документа»:

 

а) оформлена верно – 06.07.2020;

б) оформлена верно – 6.07.2020;

в) оформлена неверно – 06 июля 2020 г.

 

2. Реквизит «место составления (издания) документа»

 

а) указывается на всех документах;

б) не указывается, если в наименовании организации есть указание на место ее нахождения

 

3. Реквизит «адресат» оформлен верно:

 

а)	Директору ООО «Тройка» Соколову Г.А.

 

б)	Генеральный директор ООО «Туравиа» Немкову И.В.

 

 

в)	ОАО «Снежинка» Главному бухгалтеру Г.А. Петренко

 

4. Реквизит «гриф утверждения документа» оформлен верно:

 

а)	УТВЕРЖДЁН решением общего собрания акционеров АО «Профиль» от 02.04.2020 №4
б)	УТВЕРЖДЁН Общим собранием акционеров АО «Профиль» (протокол от 02.04.2020 №4)
в)	УТВЕРЖДАЮ Генеральным директором АО «Прима» ______________ И.В. Рузенцов

5. Реквизит «гриф согласования документа» оформлен верно:

а) СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления ЗАО «Веллес» от 07.06.2020 № 6

б) СОГЛАСОВАНО Генеральный директор АО «Надежда»   Личная подпись И.С.Теплов  23.04.2019

в) СОГЛАСОВАНО Письмом ВНИИДАД от 03.04.2019 № 02-07/29

 

6. Реквизит «виза согласования документа» оформлен верно:

 

а) Начальник отдела кадров   ______________ И.А. Кузнецов 11.12.2019

б) Начальник отдела кадров   ______________ И.А. Кузнецов

в) Замечания прилагаются. Начальник отдела кадров   ______________ И.А. Кузнецов 11.12.2019   7. Реквизит «резолюция» оформлен верно:   а) Прошу подготовить проект договора с ООО «Знак» к 20.05.2019 Личная подпись 18.05.2019   б) Прошу подготовить проект договора с ООО «Знак» к 20.05.2019 Личная подпись            Расшифровка подписи 18.05.2019     в) Ивановой А.Р. Прошу подготовить проект договора с ООО «Знак» к 20.05.2019 Личная подпись 18.05.2019

8. Реквизит «подпись» оформлен верно:

а)

Директор

Личная подпись

Соколов Г.А.

 

б)

Директор

Личная подпись

Г.А. Соколов

 

9. Реквизит «отметка об исполнителе» оформлен верно:

а)   Семенов Николай Михайлович 8 (8212) 31-22-44

б)   Семенов Николай Михайлович Ведущий специалист 8 (8212) 31-22-44

в)   Семенов Н.М. 8 (8212) 31-22-44

 

10. Реквизит «отметка о заверении копии» оформлен верно:

 

а)   Специалист отдела кадров	Личная подпись	Л.А.Туркина
б) Верно Специалис отдела кадров   28.09.2019	Личная подпись	Л.А.Туркина
в)   Специалис отдела кадров Верно 28.09.2019	Личная подпись	Л.И.Туркина

Задание 2. Определить правильные требования к оформлению бланков по

ГОСТ Р 7.0.97-2016. Указать верный ответ знаком «+»

 

 

1. Общий бланк организации оформлен правильно:

а)

Приказ

_______________

№______________

г. Находка

 

 

б)

ПРИКАЗ   _______________   №______________

г. Находка

 

в)

ПРИКАЗ   _______________   №______________

г. Находка

 

3. Угловой бланк письма организации оформлен правильно

а)

Общество с ограниченной ответственностью «Океан» (ООО «Океан») Приморский б-р, д. 12, стр.2, г. Находка, Приморский край, 692630 Тел./факс 65-74-86 ОКПО02842701 ОГРН 1026730380845 ИНН/КПП 2508068316/250801001   _________ № _________ На № __________ от ____________

 

б)

Общество с ограниченной ответственностью «Океан» (ООО «Океан») Приморский б-р, д. 12, стр.2, г. Находка, Приморский край, 692630 Тел./факс 65-74-86 ОКПО02842701 ОГРН 1026730380845 ИНН/КПП 2508068316/250801001   _________ № _________

 

 

4. Продольный бланк письма должностного лица оформлен правильно:

а)

Директор Приморский б-р, д. 12, стр.2, г. Находка, Приморский край, 692630 Тел./факс 65-74-86 ОКПО02842701 ОГРН 1026730380845 ИНН/КПП 2508068316/250801001 _________ № _________ На № __________ от ____________

г. Находка

 

 

б)

ДИРЕКТОР Приморский б-р, д. 12, стр.2, г. Находка, Приморский край, 692630 Тел./факс 65-74-86 ОКПО02842701 ОГРН 1026730380845 ИНН/КПП 2508068316/250801001 _________ № _________ На № __________ от ____________

г. Находка

в)

ДИРЕКТОР Приморский б-р, д. 12, стр.2, г. Находка, Приморский край, 692630 Тел./факс 65-74-86 ОКПО02842701 ОГРН 1026730380845 ИНН/КПП 2508068316/250801001 _________ № _________ На № __________ от ____________

 

5. В бланках официальных документов размеры полей должны быть не менее:

 

а)   20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее;

б)   30 мм – левое 15 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее;

в)   20 мм – левое; 10 мм – правое; 10 мм – верхнее;  10 мм – нижнее

 

Воспитательные:

- способствовать развитию внимательности, активности;

- вызвать интерес в решении проблемных ситуаций.

 

Задание: изучив приведённые ниже основные сведения, выполнить тест.

 

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 2

ОФОРМЛЕНИЕ БЛАНКОВ

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Наименование результата обучения

Уметь: оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в том числе с использованием информационных технологий; осваивать технологии автоматизированной обработки документации. Знать: основные понятия документационного обеспечения управления; системы документационного обеспечения управления; требования к составлению и оформлению документов.

Основные сведения

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Бланки ОРД оформляют следующим образом:

Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в приложении Б. ГОСТ Р 7.0.97-2016

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07.

В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации - справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке - сверху, ниже - все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках - русском и английском или ином иностранном языке.

Вид документа (приказ, протокол, справка и т.д.) и наименование должности (директор, заместитель директора и т.д.) на бланках оформляются прописными буквами.

 

ТЕСТ

Задание 1. Выполнить тест:

1.1.Указать номер реквизита по ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов, (например - реквизит «дата документа»: 10)

1.2. Указать верный ответ знаком «+»

1. Реквизит «дата документа»:

 

а) оформлена верно – 06.07.2020;

б) оформлена верно – 6.07.2020;

в) оформлена неверно – 06 июля 2020 г.

 

2. Реквизит «место составления (издания) документа»

 

а) указывается на всех документах;

б) не указывается, если в наименовании организации есть указание на место ее нахождения

 

3. Реквизит «адресат» оформлен верно:

 

а)	Директору ООО «Тройка» Соколову Г.А.

 

б)	Генеральный директор ООО «Туравиа» Немкову И.В.

 

 

в)	ОАО «Снежинка» Главному бухгалтеру Г.А. Петренко

 

4. Реквизит «гриф утверждения документа» оформлен верно:

 

а)	УТВЕРЖДЁН решением общего собрания акционеров АО «Профиль» от 02.04.2020 №4
б)	УТВЕРЖДЁН Общим собранием акционеров АО «Профиль» (протокол от 02.04.2020 №4)
в)	УТВЕРЖДАЮ Генеральным директором АО «Прима» ______________ И.В. Рузенцов

5. Реквизит «гриф согласования документа» оформлен верно:

а) СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления ЗАО «Веллес» от 07.06.2020 № 6

б) СОГЛАСОВАНО Генеральный директор АО «Надежда»   Личная подпись И.С.Теплов  23.04.2019

в) СОГЛАСОВАНО Письмом ВНИИДАД от 03.04.2019 № 02-07/29

 

6. Реквизит «виза согласования документа» оформлен верно:

 

а) Начальник отдела кадров   ______________ И.А. Кузнецов 11.12.2019

б) Начальник отдела кадров   ______________ И.А. Кузнецов

в) Замечания прилагаются. Начальник отдела кадров   ______________ И.А. Кузнецов 11.12.2019   7. Реквизит «резолюция» оформлен верно:   а) Прошу подготовить проект договора с ООО «Знак» к 20.05.2019 Личная подпись 18.05.2019   б) Прошу подготовить проект договора с ООО «Знак» к 20.05.2019 Личная подпись            Расшифровка подписи 18.05.2019     в) Ивановой А.Р. Прошу подготовить проект договора с ООО «Знак» к 20.05.2019 Личная подпись 18.05.2019

8. Реквизит «подпись» оформлен верно:

а)

Директор

Личная подпись

Соколов Г.А.

 

б)

Директор

Личная подпись

Г.А. Соколов

 

9. Реквизит «отметка об исполнителе» оформлен верно:

а)   Семенов Николай Михайлович 8 (8212) 31-22-44

б)   Семенов Николай Михайлович Ведущий специалист 8 (8212) 31-22-44

в)   Семенов Н.М. 8 (8212) 31-22-44

 

10. Реквизит «отметка о заверении копии» оформлен верно:

 

а)   Специалист отдела кадров	Личная подпись	Л.А.Туркина
б) Верно Специалис отдела кадров   28.09.2019	Личная подпись	Л.А.Туркина
в)   Специалис отдела кадров Верно 28.09.2019	Личная подпись	Л.И.Туркина

Задание 2. Определить правильные требования к оформлению бланков по

ГОСТ Р 7.0.97-2016. Указать верный ответ знаком «+»

 

 

1. Общий бланк организации оформлен правильно:

а)