Звонить по телефону вроде бы нетрудно, однако всегда следует помнить о профессионализме.

Когда вы звоните:

• По возможности звоните сами.

• Обязательно сначала представьтесь.

• Начните со своего имени, компании и человека, с которым хотите поговорить. Например: «Это Сью Блэк из компании «АБВ». Можно мне поговорить с Майком Смитом?»

Когда завершаете разговор:

• Сообщите день и время следующего звонка (если это необходимо).

• Закончить диалог нужно словами: «Я могу еще чем-то вам помочь?» и «До свидания».

Когда оставляете сообщение:

• У секретаря: узнайте, когда лучше перезвонить. Оставьте сообщение и укажите время, когда будете звонить.

• В голосовой почте: назовите ваше имя, номер телефона, дату и время вашего звонка.

• Вкратце опишите цель обращения.

• Закончите послание, снова назвав имя и телефон.

Распространенные ошибки в сообщениях для голосовой почты:

• Представляться по имени.

• Не указать номер телефона.

• Произнести его так быстро, что трудно разобрать.

• Начать сообщение с официального представления, а затем нести вздор.

• Не упомянуть, когда вам можно перезвонить.

Когда перезваниваете:

• Старайтесь связаться с человеком в течение рабочего дня. Кто-то из вашего офиса должен пытаться дозвониться в течение 24 часов.

• Если вы берете номер голосовой почты человека в дополнение к другой информации, сообщите ему, в какое время вам можно перезвонить.

• Если вы должны уйти или задерживаетесь, дополнительное сообщение с указанием другого времени – это знак вежливости.

• Избегайте звонить или работать с кем-то перед закрытием офиса – вы сможете рассчитывать на ограниченное внимания сотрудника. Если информация носит экстренный характер, звоните немедленно.

Электронная почта тоже важный инструмент бизнеса. Она может как быть вашим лучшим другом, так и стать опасным недругом.

• Изначальное предназначение электронной почты – отправлять корреспонденцию, исключать пустые разговоры («ближе к сути») и сокращать объем бумажной работы.

• Текст письма (сообщение) эквивалентен служебному письму на бланке компании.

• Завершите свое сообщение так же, как в обычном деловом письме:

• Поставьте свою подпись в конце письма (между четвертой и шестой строками).

• Укажите свои имя, фамилию, название компании, почтовый адрес, телефон, факс и адрес электронной почты.

• Не стоит добавлять предложения личного характера.

• Секретности не существует.

• Электронное послание – это та же открытка, которую может прочесть кто угодно.

• Не отправляйте компрометирующих материалов. Вы же не хотите увидеть их на первой странице местной газеты.

• Администраторы электронной почты имеют доступ ко всем сообщениям.

• Критикуйте не в письме, а при личной встрече.

• Избегайте агрессивных сообщений с использованием ПРОПИСНЫХ БУКВ.

• Как только вы нажали кнопку «Отправить», дело сделано – сообщение не может быть изменено.

Можно:

• Заполните графу «тема» кратко, но конкретно – это позволит получателю информации понять содержание письма, и вам быстрее ответят.

• Начните с профессионального приветствия, например «Дорогой Джон».

• Пользуйтесь опциями «проверка орфографии» и «проверка грамматики».

• Пустые строки помогают разделять абзацы.

• Пишите короткими предложениями, включающими не более 76 знаков.

• Отправляя сообщение, удалите не относящуюся к делу информацию, чтобы сократить цепочку сообщений.

• Обязательно еще раз просмотрите письмо перед отправкой.

Нельзя:

• Не прикрепляйте большие файлы, которые могут подвесить компьютер.

• Электронная почта не предназначена для эссе – не пишите их.

• Не ставьте лишних знаков препинания.

• Делайте пометку «срочно», только если сообщение действительно экстренное.

• Не используйте сокращения и интернет-жаргон.

• Запрос «Уведомить о получении» может быть истолкован как недоверие.

• Не делайте по собственной инициативе массовых рассылок и не шлите спам.

Передача факсов:

• Всегда используйте сопроводительную записку, содержащую имя, почтовый адрес, дату, номер телефона и факса отправителя и получателя.

• Удалите ненужные страницы и информацию – не тратьте время и бумагу.

• Прежде чем отправить конфиденциальную информацию, позвоните получателю и сообщите, кому она предназначена.

• Чтение факсов коллег – это вторжение в частную жизнь сослуживцев.

• Пользуйтесь факсом компании только по рабочим делам.

• Чтобы убедиться, что ваш факс получен, сделайте контрольный звонок.