Какую документацию нужно прошивать

Как прошивать документы

Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации. Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в архивном хранении. Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом. Ошибки могут вызвать серьезные последствия:

· Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку.

· Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.

· Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг. Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки.

 

Какую документацию нужно прошивать

Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.

Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы. Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.

Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:

§ Архивные (включенные в дела для передачи в архив);

§ Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;

§ Бухгалтерские (авансовые отчеты, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);

§ Кадровые (приказы личного и общего состава, штатное расписание);

§ Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);

§ Нотариально удостоверенные копии и переводы;

 

Правила прошивки документов нитками по ГОСТу

Единого регламента, который устанавливал бы правила, как прошивать документы, нет. Некоторые общие требования можно найти в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», но описания процедуры в стандарте не приведено.

На законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации Росархива (приказ №76 от 23.12.2009). В пункте 3.5.3. рекомендаций указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивать и переплетать дела. В Приложении № 24 к этому пункту процедура описана подробнее.

Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг. Среди них:

§ Инструкции по документированию Центробанка России;

§ Типовая инструкция по делопроизводству (утверждена Приказом Министерства культуры №536 в 2005 году);

§ Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм (утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам);

Из-за отсутствия жестких однозначных правил подготовка бумаг для передачи в различные инстанции значительно осложняется — приходится руководствоваться разными рекомендациями.

 

Необходимые материалы для прошивки документов

Существует несколько способов сшивать документы. Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и приспособлений, которые есть в вашем распоряжении.

§ Классически листы скрепляют нитью. Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки таким способом используют иглу или дырокол. После нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью.

§ Чтобы скреплять объемные папки применяют шуруповерт или плотную веревку;

§ В некоторых случаях можно использовать специальное оборудование — станок для прошивки документов или переплетную машинку. Так сшивают листы чаще всего в типографии.

 

Схемы прошивки документов

Любую документацию необходимо предварительно подготовить к сшиванию. Обязательно нужно:

§ Удалить скобы и скрепки;

§ Отсортировать бумаги по дате и пронумеровать их;

§ Подготовить обложку (стандартная — 229х324 мм);

§ Проверить нумерацию листов и уложить их в ровную стопу;

 

Как прошивать документы

Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации. Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в архивном хранении. Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом. Ошибки могут вызвать серьезные последствия:

· Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку.

· Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.

· Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг. Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки.

 

Какую документацию нужно прошивать

Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.

Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы. Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.

Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:

§ Архивные (включенные в дела для передачи в архив);

§ Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;

§ Бухгалтерские (авансовые отчеты, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);

§ Кадровые (приказы личного и общего состава, штатное расписание);

§ Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);

§ Нотариально удостоверенные копии и переводы;