Приемы поиска документов с помощью Карточки поиска

Карточка поиска – основное средство поиска документов, вид которой приведен на рис. 4. Применяется при наличии информации о реквизитах документа (названии, номер, дате регистрации в Минюсте). Запросы на поиск документов строятся путем заполнения какого-либо поискового поля, либо комбинации полей. Карточка поиска эффективна, если необходимо воспользоваться возможностями Расширенного поиска по названию и тексту документа.

Карточка поиска эффективна, если пользователь хочет ограничить область поиска:

• искать внутри определенного типа информации (внутри определенного раздела);

• искать в определенном временном интервале (например, искать только среди документов, выпущенных за последние три года);

• искать только среди документов определенного вида и/или принявшего органа (например, искать среди писем Минфина РФ);

Элементы Карточки поиска – в верхней части Карточки поиска расположены поисковые поля, по которым производится поиск документов. Нижняя часть Карточки поиска служит для подключения/отключения разделов (а также информационных банков) при поиске документов во всех разделах или в отдельном разделе. Для выбора основного раздела, в котором будет проводиться поиск (т.е. вызова специальной Карточки поиска того или иного раздела) служит кнопка "Поиск в разделе:", расположенная над поисковыми полями.

Рис. 4. Вид Карточки поиска

Поисковые поля: Текст документа, Название документа, Номер, Дата, Принявший орган, Вид документа, Тематика, Поиск по статусу, Когда получен.

1. Поиск документов с помощью поля "Тематика". Поле используется для получения подборки документов по определенной проблемной области. Словарь поля является многоуровневым рубрикатором, основанным на Классификаторе правовых актов, одобренном Указом Президента РФ №511 от 15.03.2000 (ред. от 28.06.2005). При выборе рубрики даже нижнего уровня поля может быть сформирован большой список документов. Для его уменьшения целесообразно проводить уточнение с помощью полей "Текст документа", "Название документа" и "Дата" Карточки поиска.

Поле является частью Карточки поиска и внешне отличается от остальных полей: словарь поля состоит из специальных рубрик. По умолчанию при открытии поля отображаются рубрики верхнего уровня (всего 20), при необходимости рубрики можно раскрыть, щелкнув мышью по символу . Значения (для поиска нужных рубрик) выбираются из словаря, при этом искомое слово или слова набираются с клавиатуры в строке поиска. Система отберет рубрики, в которых встречаются заданные слова в любой грамматической форме. В поле можно выбрать как одно, так и несколько значений на основе применения тот или иного логического условия.

В поле можно выбрать несколько рубрик, каждую из которых необходимо отметить. Для этого нужно установить курсор на рубрику и нажать клавишу Insert, либо отметить рубрику с помощью пункта "Отметить/разотметить" контекстного меню (вызывается правой клавишей мыши). Выбранные значения в зависимости от решаемой задачи необходимо связать тем или иным логическим условием:

• условие И - применение условия означает, что документы, найденные по соответствующему запросу, должны удовлетворять одновременно всем выбранным рубрикам;

• условие ИЛИ - применение условия означает, что документы, найденные по соответствующему запросу, должны удовлетворять хотя бы одной из рубрик;

• условие КРОМЕ - применение логического условия означает, что документы, найденные по соответствующему запросу, не должны удовлетворять выбранным значениям.

Пример 1 (выбрать одну рубрику).