Составление номенклатуры дел. Правила формирования дел. Контроль за исполнением документов.

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию докумен­тов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных доку­ментов в дела, их учета и обеспечения сохранности. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы реги­страции, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания. Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах: один хра­нится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.

Формированием дел называется группировка исполненных докумен­тов в дела. Делом является совокупность документов (в отдельных случаях - до­кумент), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в ор­ганизации делопроизводства. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требо­вания: - в дело помещаются документы, работа по которым завершена; документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверен­ными копиями; документы разных сроков хранения формируются в разные дела; документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело; в дело включается, как правило, один экземпляр документа; каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.); в дело формируются документы одного года; в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов; документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хроно­логической последовательности. Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в са­мостоятельное дело. Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие допол­нительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Работа по контролю за исполнением документов заключается в обязательном учете определенных категорий документов в соответствии с разработанным перечнем и по указанию руководства, систематическом наблюдении за фактическим исполнением, принятии мер, способствующих своевременному исполнению, воздействии на непосредственных исполнителей с целью повышения исполнительской дисциплины, периодическом анализе результативности контроля для последующего исправления выявленных недостатков.

Требования к оформлению документов. Оперативное хранение. Передача дел в архив.

Каждый документ должен быть: содержательным и кратким; понят­ным для тех, кому он предназначен; правильно оформлен. Существуют единые требования и правила оформления документов управления. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов. Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов.

Для долговременного хранения документов создается архив пред­приятия. В задачи архива входят: прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством; информационно-справочная работа по архивным документам пред­приятия; организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства. Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальней­шая "судьба" документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив предприятия или уничтожить. В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1 г,, 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограничен­ное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае опреде­ляет само предприятие, исходя из практической ценности документа. Документы, поступившие из вышестоящих органов (инструкции, ме­тодики, правила, решения и т. п.), хранятся на предприятии до истече­ния их актуальности или замены новыми.