Автоматизация учета денежных средств и кредитов

ОАО «Волжские моторы» является крупной организацией, где имеется свой информационно-вычислительный центр (ИВЦ). В ИВЦ работают программисты, которые сами составляют программы для ведения бухгалтерского учета. Также и по учету денежных средств программистом разработана компьютерная программа, которая построена следующим образом: денежные средства, находящиеся в кассе предприятия, учитываются на счете 50/100 «Касса». На этом счете отражаются все кассовые операции по приходу и расходу наличных денежных средств. Алгоритм движения де­нежных средств предусматривает приходные, расходные операции, кор­респонденцию счетов, а также получение выходных регистров бухгалтер­ского учета по счету 50/100.

Денежные средства предприятия, хранящиеся в банке учитываются на счетах 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные сче­та».

Компьютерный учет предусматривает автоматизацию выполнения следующих операций:

1) учет кассовых операций;

2) учет банковских операций;

3) учет кредитов.

Обработка документов обеспечивает ввод в память ПК ин­формации исходных документов:                      

1) кассовых отчетов и информации первичных документов, при­ложенных к ним (приходные и расходные кассовые ордера и др. документы по 50 счету);

2) банковских выписок, с приложеннымик ним первичными до­кументами (платежные поручения и требования, др. документы по 51,52,55 сче­там).

Работа начинается с регистрации остатков денежных средств на ко­нец дня по каждому кассовому отчету и каждой банковской выписке.

При этом технология обработки информации по 50 и 51 счетам поч­ти одинакова.

По каждому первичному документу вводится следующая информа­ция: номер документа, дата выписки, сумма по документу, код вида операции (приход-0 и расход-1), назначение платежа, корреспонденция счетов.

После ввода данных и разноса сумм по счетам по каждому кассовому отчету или банковской выписке необходимо программно проверить пра­вильность ввода данных.

Особенностью ввода данных с первичных документов в диалоговом режиме является использование информации справочников: информация справочников вводится в рабочее окно с использованием функциональных клавиш.

После ввода данных по одному кассовому отчету или банковской выписке с их первичных документов перед началом ввода данных сле­дующих кассовых отчетов или банковских выписок, необходимо проста­вить дату обработки информации, указанной в первичных документах.

В результате автоматизированной обработки информации по учету денежных средств можно получить следующие выходные машинограммы:

1) расшифровки к журналам-ордерам № 1,2,3,4;

2) расшифровки к ведомостям: по организациям, по счетам затрат, по дате поступления документов и др.;

3) справочные материалы.

Для получения журналов и ведомостей указывается месяц, для получения справки - номер счета, вид операции и период.

В полуавтоматическом режиме могут быть подготовлены следующие платежные документы: платежное поручение, платёжное требование. При этом реквизиты по организациям в полном объе­ме должны быть заполнены в справочнике. В этом случае данная инфор­мация выбирается из справочника и заносится в платежный документ. При формировании платёжного документа сумма платежа прописью заполня­ется автоматически, после набора числовой суммы. После того, как платежные поручения возвращаются из банка с отметкой и подписью банковского работника о том, что денежные средства перечислены с расчетного счета или зачислены на расчетный счет, бухгалтер ОАО «Волжские моторы» проставляет корреспонденции счетов на каждом расчетном документе. Затем заносит данные проводки в компьютерную программу – путем поиска набирает номер платежного поручения для проставления корреспонденции счетов. Таким образом, автоматически формируется свод операций по расчетному, валютному и депозитному счетам за день, который содержит следующие данные:

1) остаток денежных средств на начало;

2) оборот по приходу;

3) оборот по расходу;

4) остаток денежных средств на конец.

Аналогичным образом составлена программа и по учету кредитов.

В каждой системе финансового учета реализован свой подход к решению задач по учету денежных средств и кредитов. Чем новее система, тем совершеннее применяемые в ней технологии, больше опыта проанализировано при ее разработке и тем лучше она соответствует последним изменениям российского законодательства.

При численности предприятия более 50 человек – это уже существенный объем и оборот средств, учетных операций, причем повседневных, требующих трудоемкой, рутинной работы, ответственности и внимания. Регистрация таких операций может отнимать у бухгалтера значительную часть рабочего времени, но ее нетрудно свести к минимуму за счет грамотной организации работы с помощью компьютерной системы.

В целях повышения эффективности операций в условиях рыночных отношений предприятиям необходимо выполнять основные задачи, стоящие перед учетом денежных средств и расчетов. Прежде всего, необходимо обеспечить своевре­менное и правильное документирование операций по дви­жению денежных средств и расчетов. Немаловажным явля­ется оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных средств в кассе предприятия, а также контроль за использованием средств строго по целе­вому назначению, за правильными и своевременными рас­четами с бюджетом, банками, персоналом, за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах c покупателями и поставщиками.

Повышение квалификации работников бухгалтерии пред­приятия, а также внедрение в их работу достижений совре­менной науки и техники есть неотъемлемые условия роста производительности их труда и улучшения результатов работы всего предприятия.

Таким образом, на современном этапе развития бухгалтерских программ приоритетной можно считать разработку таких решений, которые обеспечивают адекватность, оперативность и малозатратность перенастройки в соответствии с изменяющимися требованиями к учету и отчетности, в частности требованиями международных стандартов финансовой отчетности и российского законодательства в финансовой и налоговой сферах.