Документы с указанием срока хранения

Типовые перечни

Назначение типовых перечней унификация сроков хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Например, сроки хранения приказов руководства, планов и отчетов, документов по личному составу, бухгалтерской документации и т.д. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передачи в архивы.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с:

приказами руководства;

планами и отчетами;

документами по личному составу;

бухгалтерской документацией;

материалами общественных организаций.

Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, и поэтому должны иметь одинаковые сроки хранения.

Например, приказы руководства по основной деятельности должны храниться постоянно, а документы по личному составу - 75 лет. Списки военнообязанных, уведомления о прибытии командированных на работу, графики распределения отпусков должны храниться только 1 год, эти сроки распространяются на все без исключения предприятия и организации.

Типовые перечни не содержат сведения о документе, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются, своего рода, методическими пособиями об экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не предоставляющие научной, исторической, экономической ценности.

Ведомственные перечни

Ведомственные перечни представляют собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входи составной частью во все недейственные перечни.

До 1990 годов перечни документов, подлежащих постоянному хранению были одного вида - типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые ориентировались на документы государственных учреждений. Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989 году.

В 90-е годы с появлением организаций разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.

Весьма своевременным является перечень документов для негосударственных коммерческих организаций - справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и общество производственных кооперативов)» (М., 1996 г.). Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций. Поскольку пособие выпущено в электронном формате, оно содержит на дискете программу просмотра примерного перечня и выбора статей для формирования собственного перечня управленческих документов.

Данная система перечня охватывает управленческие документы. Но есть перечни для социальной документации. Например, в 1989 году был выпущен «Перечень научено-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России».

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем, виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.

Из вышедших в последнее время типовых перечней, наиболее современным является «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» 2000 года, который явился логическим продолжением типового перечня документов, вышедшего в 1989 году.

В 2000 году вышел в свет еще один новый, не имевший ранее аналогов «Примерный перечень документов, образующийся в деятельности в кредитных организациях, с указанием сроков хранения», в составе которого отражены документы по организационным вопросам управления, кредитования, кассовым операциям и инкассации, операции с ценными бумагами, бухгалтерскому учету и отчетности, автоматизации банковских работ и др.

Данный перечень способствует рациональной организации документов в производстве, обеспечение сохранности, отбору документов на постоянное (вечно) хранение, установление конкретных сроков хранения документов, а также защите законных интересов кредиторов, вкладчиков и клиентов кредитных организаций.

Применение этого перечня обязательно для кредитных организаций, заключивших договор с архивным учреждением системы Федеральной архивной службы.