Виды документов по личному составу

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается: прием, перевод и увольнение работников; предоставление отпусков; командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно - биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно - биографических данных, условий и оплаты труда. Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Пишется от руки в произвольной форме, на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии. Реквизиты заявления: название вида документа; дата; адресат; от кого направлено; текст; подпись.

Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством.

Основные условия договора включают соглашения:

о работе по одной или нескольким специальностям; квалификации; месте работы; сроке действия; виде трудового договора; об условиях оплаты труда.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет. В трудовые книжки вносятся следующие данные: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях, на которые выданы дипломы; взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Личная карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

1.4
Требования к документам по личному составу

Конституция РФ гарантирует каждому гражданину право на свободное использование своих способностей и имущества для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности (ст. 34, 37 Конституции РФ).

Каждый имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного законом минимального размера оплаты труда, право на защиту от безработицы, а также право на судебную защиту своих трудовых прав. Осуществляя это право, гражданин может заключить трудовой договор. Понятие трудового договора сформулировано в статье 56 «Понятие трудового договора. Стороны трудового договора» ТК РФ.

Работодатель (физическое или юридическое лицо) в соответствии с трудовым договором обязуется предоставить работнику работу по обусловленной договором трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату. А работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Работники кадровых служб затрачивают много времени на составление различного рода документов. Практика показывает, что часто эти документы на предприятиях оформляются по-разному, к ним предъявляются неодинаковые требования со стороны руководителей.

Между тем существуют унифицированные системы документации, внедрение которых облегчает труд кадровиков и дает большую экономию времени. На предприятиях должна использоваться унифицированная документация, обеспечивающая возможность применения вычислительной техники.

В настоящее время разработаны и используются отдельные унифицированные документы по личному составу:

ф. Т-1 - приказ (распоряжение о приеме на работу);

ф. Т-2 - личная карточка;

ф. Т-4 - учетная карточка научного работника;

ф. Т-5 - приказ (распоряжение) о переводе;

ф. Т-6 - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

ф. Т-8 - приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора.

В процессе управления предприятиями руководители принимают многочисленные решения, в частности при выборе кандидатов на замещение вакантной должности, увеличении оклада, направлении на курсы повышения квалификации, включении в резерв на выдвижение, командировании специалистов за границу, направлении в вуз или в техникум и др. Поэтому и возникает необходимость в разнообразной информации. Этим и объясняется множество различных учетных и отчетных документов по кадрам на предприятиях.

Лица, принимающие решения по вопросам подготовки, повышения квалификации, переаттестации, использования рабочих и инженерно-технических работников, должны обладать необходимой и достоверной информацией, получаемой в оперативном режиме.

2.
Оформление документов по личному составу