Организационно-правовая документация ИП Медведева «Глобус Трэвел»

Организационные документы играют важную роль в жизни любого предприятия, учреждения, организации. Для каждой организации, в том числе и общественной, они устанавливают порядок ее создания, работы, структуру и штатную численность. Процесс создания организации всегда начинается с разработки организационных документов. Без них невозможно законное и рациональное функционирование организаций. Поэтому современным законодательством России закреплены требования к составлению и оформлению различных видов организационных документов.

Главными функциями организационных документов являются: управленческая и правовая. В управленческой функции они выступают как средство управленческой деятельности. Организационные документы обеспечивают стабильное, нормальное функционирование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности, а также нормальное функционирование каждого члена данного социального института, общества, предприятия, организации в его конкретной социальной роли. Правовой функцией называется функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений.

Рассмотрим более подробно понятие «организационного документа».

По государственному стандарту на делопроизводственные и архивные термины, документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: «Госстандарт России», 1998, С. 1.

Стандарт содержит также определение организационно-распорядительного документа - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Однако стандарт не содержит отдельного определения организационного документа. Очевидно, это связано с тем, что функции организационных и распорядительных документов во многом пересекаются, поэтому их принято объединять в одну систему документации.

Для более полного понимания названия «организационный документ» рассмотрим значение слов «организация», «организационный», «организовывать», «организованный».

Согласно новому словарю русского языка:

«Организация - Объединение, союз людей, общественных групп, государств, соединенных общей программой действий Государственное, партийное или общественное учреждение. Устройство, построение, склад чего-либо».

«Организационный - соотносящийся по значению с существительным «организация», связанный с ним».

«Организовывать - Объединять, сплачивать кого-либо для какой-либо цели. Упорядочивать, придавать чему-либо планомерный, согласованный характер, устраивать по плану».

«Организованный - Планомерный, согласованный, упорядоченный Действующий четко и планомерно. Обладающий организацией, осуществляемый через посредство организации».

Исходя из этих определений можно сделать вывод, что организационные документы - это большая группа документов, позволяющих организовать, упорядочить, согласовать какую-либо деятельность. Они позволяют создать согласованную программу действий, объединить людей, подразделения, организации, государства для достижения единой цели, придавая при этом их деятельности планомерный и согласованный характер.

Таким образом, с разработки организационных документов начинается не только существование организации, но и возникает управленческая деятельность, которая регулируется с помощью права. Это касается определения статуса субъектов и объектов, правового положения каждого звена управления, связано с точностью определения цели и задачи его деятельности и способов оценки этой деятельности, регулированием отношений, в которые оно вступает с другими звеньями управления, с ресурсным обеспечением.

На любом уровне управления необходимо зафиксировать следующие условия управленческой деятельности:

цели и задачи;

структуру и правовой статус конкретного звена управления;

разделение труда и установление порядка функционирования этого звена;

дифференциацию и фиксирование функций, децентрализацию полномочий, персонализацию ответственности;

осуществление деятельности органа управления и должностных лиц на основе действующего законодательства.

Наряду с определением статуса, функций, структуры и штатов необходимо регулировать выполняемые работы, подчинять их заранее установленным правилам. Должны быть определены виды работ, действий и операций, на которые распадаются управленческие функции, перечень вопросов, подлежащих рассмотрению в конкретном случае, виды потребляемой информации, периодичность и сроки выполнения работ, состав исполнителей.

Назначение и состав организационно - правовых документов

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организации, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает:

создание организации, включая выбор ее организационно - правовой формы;

установление ее структуры;

определение штатной численности и состав (номенклатура) должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификацию по Единой тарифной сетке;

регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

формирование совещательных органов управления;

регламентацию деятельности аппарата управления;

лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

установление режима работы и системы органов;

организацию труда работников и оценку их труда;

реорганизацию;

ликвидацию организации и некоторые другие виды работы.

Организация деятельности выражается в разработке и утверждении комплекса организационно - правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их обязанности, права, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся:

устав организации;

положение об организации;

штатное расписание;

правила внутреннего трудового распорядка;

учредительный договор;

должностные инструкции.

Устав организации представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации).

Устав организации - это правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы деятельности.

Положение об организации - организационно-правовой документ, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного функционирования, а также вопросы соподчиненности и взаимодействия данного подразделения с другими структурными единицами. Несмотря на то, что структура текста «Положения...» ни в одном из действующих нормативных документов жестко не закреплена, тем не менее, она достаточно устойчива, можно сказать, стандартна.

Штатное расписание - представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений организации, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.

Структура штатного расписания почти в точности повторяет структуру самой организации, для нужд которой данное расписание разработано - по сути, это перечень должностей сотрудников организации по подразделениям с указанием размеров соответствующих данным должностям окладов. При этом порядок перечисления структурных подразделений, а также должностей в них определяется руководителем организации. Штатное расписание ИП Медведева «Глобус Трэвел» можно посмотреть в Приложении В.

Учредительный договор - правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, функционированию, реорганизации и ликвидации. Учредительный договор заключается, а устав утверждается учредителями (участниками).

Правила внутреннего трудового распорядка - организационно-распорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации.

«Правила внутреннего трудового распорядка» разрабатываются в аппарате заместителя руководителя организации по управлению (сотрудниками кадрового органа). В процессе отработки документа он визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов.

Оформление «Правил внутреннего трудового распорядка» производится на листах бумаги формата А4. Титульный лист документа исполняется на общем бланке и должен содержать: наименование вида документа; номер и дату написания документа; место составления; заголовок к тексту документа; текст; подпись разработчика; гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации.

Должностные инструкции - организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников и являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия. При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей организацией, руководителем данной организации, ее коллегиальным органом и руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационно - правового документа.

Организационные документы могут утверждаться непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения на документе или распорядительным документом (постановлением, приказом, решением).

Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.