Реквизит 19 «Отметка о контроле»

СЛУЖЕБНЫЕ ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТАХ

Реквизит 17 «Резолюция»

 

    Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Она представляет решение должностного лица по затронутому в документе вопросу. К резолюции предъявляется требование четкости, ясности, конкретности в формулировке порядка и характера исполнения документа.

    Резолюция пишется от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «Адресат. В резолюции указываются:

фамилия(-ии) исполнителя (-ей);

содержание поручения;

срок исполнения;

личная подпись руководителя;

дата составления резолюции.

 

Например:

                                          Лукашину Т.Р.

                                 Прошу подготовить смету и

                                 проект договора к 30.07.2007 г.

                                          Петров 10.07.2007

    Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя. Например:

 

                                          Зайцевой АВ.

                                          Никитину П.С.

                       Прошу подготовить проект договора

                       к 21.04.2007

                                 Деревянко 15.04.2007

    Резолюция является важнейшим реквизитом, который обязательно фиксируется при регистрации документа. При этом в регистрационные формы вносятся ответственный исполнитель, содержание поручения, срок исполнения. Все эти данные влияют на движение документа, и используются в процессе информационно-справочной работы.

    Практикуется составление резолюции в виде отдельного документа. Резолюция в этом случае является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя. Для этих целей используют обычно небольшие бланки (формат А6) с напечатанной типографским способом фамилией руководителя.

 

 

Реквизит 19 «Отметка о контроле»

 

    Отметка о контроле наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа.

    Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Букву «К» наносят от руки ярким фломастером или специально изготовленным штемпелем.

    Проставляется отметка в верхнем правом углу первого листа документа.

    Возможно использование других отметок о контроле, например, штампа «Контроль» со сроком исполнения документа.

 

 

 

Реквизит 27 «Отметка об исполнителе»

    Содержит информацию о должностном лице, которое подготовило документ.

    Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

 

В.А. Жуков

315-45-83

 

    Отметка размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на 2-4 интервала ниже реквизита «Подпись» и печатается от левого поля.

    Предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который готовил данный документ, то есть носит справочный характер.

    В отдельных организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора ПК), которая печатала текст документа. Например:

 

В.А. Жуков

315-45-83

НП 2 06.10.2007

 

 

Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа

И направлении его в дело»

 

    Эта отметка включает в себя следующие данные:

ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;

слова «В дело»;

номер дела, в котором будет храниться документ.

 

    Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

    Содержание отметки зависит от характера исполнения (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров и др.).

    На нижнем поле первого листа документа слева от руки исполнитель делает краткую надпись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хранение, дату и ставит свою подпись.

 

Директор                                Скворцов                  С.Б. Скворцов

 

Произведен перерасчет

В дело 09-11 за 2006 г.

Васина 20.02.2006

 

    Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом:

«Направлен ответ, дата, номер»;

«Дан устный ответ»;

«Учтено при составлении заявки»;

«Вопрос решен по телефону» и т.п.

 

    Реквизит проставляется ниже отметки об исполнителе.

 

 

СЛУЖЕБНЫЕ ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТАХ

Реквизит 17 «Резолюция»

 

    Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Она представляет решение должностного лица по затронутому в документе вопросу. К резолюции предъявляется требование четкости, ясности, конкретности в формулировке порядка и характера исполнения документа.

    Резолюция пишется от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «Адресат. В резолюции указываются:

фамилия(-ии) исполнителя (-ей);

содержание поручения;

срок исполнения;

личная подпись руководителя;

дата составления резолюции.

 

Например:

                                          Лукашину Т.Р.

                                 Прошу подготовить смету и

                                 проект договора к 30.07.2007 г.

                                          Петров 10.07.2007

    Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя. Например:

 

                                          Зайцевой АВ.

                                          Никитину П.С.

                       Прошу подготовить проект договора

                       к 21.04.2007

                                 Деревянко 15.04.2007

    Резолюция является важнейшим реквизитом, который обязательно фиксируется при регистрации документа. При этом в регистрационные формы вносятся ответственный исполнитель, содержание поручения, срок исполнения. Все эти данные влияют на движение документа, и используются в процессе информационно-справочной работы.

    Практикуется составление резолюции в виде отдельного документа. Резолюция в этом случае является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя. Для этих целей используют обычно небольшие бланки (формат А6) с напечатанной типографским способом фамилией руководителя.

 

 

Реквизит 19 «Отметка о контроле»

 

    Отметка о контроле наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа.

    Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Букву «К» наносят от руки ярким фломастером или специально изготовленным штемпелем.

    Проставляется отметка в верхнем правом углу первого листа документа.

    Возможно использование других отметок о контроле, например, штампа «Контроль» со сроком исполнения документа.