Основные статьи затрат предприятия на участие в выставке

Основные статьи затрат предприятия на участие в выставке

При этом, отнесение многих из затрат к периоду выставки несколько условно, так как они должны быть осуществлены еще до открытия выставки.

Анализ расходов	Предполагаемые по смете
I. Затраты на обеспечение работы персонала в подготовительный период: 1. Затраты, связанные с выбором выставки (доступ в информационные базы данных, Интернет). 2. Затраты на персонал в период подготовки к выставке: - зарплата плюс начисления на зарплату, дифференцированные по размеру вклада каждого специалиста и их категории; - косвенные затраты, включая административные расходы с начислениями. 3. Расходы на обеспечение телекоммуникационной и почтовой связи фирмы с устроителями, старыми и потенциальными клиентами. 4. Подготовка пресс-релизов о фирме и ее участии в выставке. 5. Проведение рекламной кампании. 6. Прочие расходы ВСЕГО ПО ПОДГОТОВКЕ
II. Собственный стенд по индивидуальному проекту и размещение экспозиции на открытых площадках: 1. Расходы по аренде необустроенной выставочной площади: - аренда выставочных площадей внутри павильонов; - аренда открытых площадок вне павильонов; - прочие расходы ВСЕГО ПО АРЕНДЕ 2. Расходы по стенду: - проектирование стенда, включая наличие в нем зон переговоров, приема VIP-персон, кухни/склада и т.п.; - изготовление стенда: - стеновые элементы, - подготовка пола, - материалы для изготовления/покраски, - осветительные устройства. - прочие расходы ВСЕГО ПО СТЕНДУ 3. Расходы по оборудованию стенда: - обстановка: - покупка мебели/утвари, - аренда мебели/утвари, - оборудование кухни/гардероба; - оборудование склада; - декоративное оформление; - покупка канцтоваров; - аренда компьютерной техники, подключение к Интернет, аудио-, видеоаппаратуры, диапроектора и т.д.; - установка стационарных телефонов. - прочие расходы ВСЕГО ПО ОБОРУДОВАНИЮ СТЕНДА 4. Расходы по строительству стенда: - распаковка/монтаж конструкций стенда и элементов его интерьера; - демонтаж/упаковка; - хранение; - электро- и энергообеспечение; - сантехника; - кондиционеры (спец.). - прочие расходы ИТОГО ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ СТЕНДА
III. Обустроенная выставочная площадь (типовой стенд устроителя): 1. Плата за аренду стенда. 2. Расходы по дополнительному оборудованию арендуемого стенда: – дополнительные элементы стенда, предлагаемые устроителем; – аренда или покупка дополнительной мебели/утвари; – оборудование кухни/гардероба; – оборудование склада; – декоративное оформление; – покупка канцтоваров; – аренда компьютерной техники, телефакса, аудио-, видеоаппаратуры, диапроектора и т.д.; – установка стационарных телефонов. 3. Прочие расходы ВСЕГО ПО СТЕНДУ
IV. Денежные взносы устроителям выставки, исходя из условий участия: 1. Плата за участие – аренду площадей (учтена в п.I или II). 2. Внесение дополнительных сведений в каталог. 3. Внесение данных в информационные системы. 4. Регистрационный взнос. 5. Удостоверения участников выставки (дополнительные). 6. Пропуска для парковки (дополнительные). 7. Прочие расходы ВСЕГО
V. Расходы по экспозиции: 1. Расходы на формирование экспозиции, ее элементов – экспонатов и оборудования (устройств) для их демонстрации. 2. Упаковка. 3. Таможенная очистка. 4. Распаковка/запаковка. 5. Улучшение-доводка элементов экспозиции, включая устройства для демонстрации экспонатов в динамике или виртуального показа перед открытием выставки. 6. Хранение упаковочных материалов. 7. Монтаж/оформление экспозиции на стенде. 8. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ЭКСПОНАТАМ
VI. Транспортировка-страхование: 1. Экспонаты и устройства для их демонстрации. 2. Элементы и материалы стенда и его интерьера в случае изготовления собственного стенда. 3. Рекламные материалы. 4. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ТРАНСПОРТИРОВКЕ-СТРАХОВАНИЮ

 

Разработка проекта участия в международных выставках

(не нашел)

Оценка эффективности проекта выставочной деятельности

Презентационная

В презентационной зоне гости могут ознакомиться с представленными на выставке товарами компании или описаниями ее услуг. Здесь осуществляется первичный контакт стендистов с клиентами, проводятся презентации, мастер-классы, семинары или конкурсы. Планируя эту зону, важно предусмотреть достаточно пространства, чтобы и сотрудникам, и посетителям было комфортно.

Переговорная

Переговорная зона призвана обеспечить приватность для проведения переговоров с потенциальными клиентами. Ее необходимо снабдить подходящим количеством стульев и столом, а также необходимыми материалами. Место для переговоров должно быть оформлено так, чтобы не мешать остальным посетителям рассматривать экспонаты. Это нужно учесть при застройке выставочного места.

В шумных выставочных залах лучше делать переговорную зону в виде закрытой комнаты, чтобы обеспечить конфиденциальность и комфорт. Представители многих компаний отмечают, что наличие комфортных условий для переговоров часто становится решающим фактором в решении зайти на стенд.

ПОДСОБКА

Подсобное помещение – одна из важнейших зон на выставочном стенде. Это закрытая часть, куда есть доступ только у работников.

 

 

Здесь может располагаться:

· Зона отдыха персонала

· Гардероб (важно помнить, что зимой для хранения одежды потребуется гораздо больше места, чем летом)

· Место для хранения личных вещей сотрудников

· Кухня (где можно приготовить еду и чай/кофе для персонала, а также напитки и закуски для переговорной зоны, место для хранения и мытья посуды)

· Сейф

· Место для переодевания

· Техническая зона

 

 

Основные статьи затрат предприятия на участие в выставке

При этом, отнесение многих из затрат к периоду выставки несколько условно, так как они должны быть осуществлены еще до открытия выставки.

Анализ расходов	Предполагаемые по смете
I. Затраты на обеспечение работы персонала в подготовительный период: 1. Затраты, связанные с выбором выставки (доступ в информационные базы данных, Интернет). 2. Затраты на персонал в период подготовки к выставке: - зарплата плюс начисления на зарплату, дифференцированные по размеру вклада каждого специалиста и их категории; - косвенные затраты, включая административные расходы с начислениями. 3. Расходы на обеспечение телекоммуникационной и почтовой связи фирмы с устроителями, старыми и потенциальными клиентами. 4. Подготовка пресс-релизов о фирме и ее участии в выставке. 5. Проведение рекламной кампании. 6. Прочие расходы ВСЕГО ПО ПОДГОТОВКЕ
II. Собственный стенд по индивидуальному проекту и размещение экспозиции на открытых площадках: 1. Расходы по аренде необустроенной выставочной площади: - аренда выставочных площадей внутри павильонов; - аренда открытых площадок вне павильонов; - прочие расходы ВСЕГО ПО АРЕНДЕ 2. Расходы по стенду: - проектирование стенда, включая наличие в нем зон переговоров, приема VIP-персон, кухни/склада и т.п.; - изготовление стенда: - стеновые элементы, - подготовка пола, - материалы для изготовления/покраски, - осветительные устройства. - прочие расходы ВСЕГО ПО СТЕНДУ 3. Расходы по оборудованию стенда: - обстановка: - покупка мебели/утвари, - аренда мебели/утвари, - оборудование кухни/гардероба; - оборудование склада; - декоративное оформление; - покупка канцтоваров; - аренда компьютерной техники, подключение к Интернет, аудио-, видеоаппаратуры, диапроектора и т.д.; - установка стационарных телефонов. - прочие расходы ВСЕГО ПО ОБОРУДОВАНИЮ СТЕНДА 4. Расходы по строительству стенда: - распаковка/монтаж конструкций стенда и элементов его интерьера; - демонтаж/упаковка; - хранение; - электро- и энергообеспечение; - сантехника; - кондиционеры (спец.). - прочие расходы ИТОГО ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ СТЕНДА
III. Обустроенная выставочная площадь (типовой стенд устроителя): 1. Плата за аренду стенда. 2. Расходы по дополнительному оборудованию арендуемого стенда: – дополнительные элементы стенда, предлагаемые устроителем; – аренда или покупка дополнительной мебели/утвари; – оборудование кухни/гардероба; – оборудование склада; – декоративное оформление; – покупка канцтоваров; – аренда компьютерной техники, телефакса, аудио-, видеоаппаратуры, диапроектора и т.д.; – установка стационарных телефонов. 3. Прочие расходы ВСЕГО ПО СТЕНДУ
IV. Денежные взносы устроителям выставки, исходя из условий участия: 1. Плата за участие – аренду площадей (учтена в п.I или II). 2. Внесение дополнительных сведений в каталог. 3. Внесение данных в информационные системы. 4. Регистрационный взнос. 5. Удостоверения участников выставки (дополнительные). 6. Пропуска для парковки (дополнительные). 7. Прочие расходы ВСЕГО
V. Расходы по экспозиции: 1. Расходы на формирование экспозиции, ее элементов – экспонатов и оборудования (устройств) для их демонстрации. 2. Упаковка. 3. Таможенная очистка. 4. Распаковка/запаковка. 5. Улучшение-доводка элементов экспозиции, включая устройства для демонстрации экспонатов в динамике или виртуального показа перед открытием выставки. 6. Хранение упаковочных материалов. 7. Монтаж/оформление экспозиции на стенде. 8. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ЭКСПОНАТАМ
VI. Транспортировка-страхование: 1. Экспонаты и устройства для их демонстрации. 2. Элементы и материалы стенда и его интерьера в случае изготовления собственного стенда. 3. Рекламные материалы. 4. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ТРАНСПОРТИРОВКЕ-СТРАХОВАНИЮ