Роль выставочной деятельности при выработке стратегии роста фирмы

Организационный процесс выставочной деятельности

Организационный процесс при участии в выставке делится на три этапа: предвыставочная работа, работа на выставке и работа после выставки. Процедура подготовки к ярмарке-выставке занимает, как правило, от 20 до 52 недель в зависимости от размеров предприятия, места проведения мероприятия и многообразия поставленных целей.

Разработке плана предшествует составление подробного перечня отдельных действий с параллельной оценкой сроков, требующихся для выполнения каждого из них в отдельности.

План нужно составить так, чтобы в него вошли все те важнейшие условия, без выполнения которых не обойтись, чтобы по-настоящему подготовиться к выставке. В плане предусматривается:

- определение значения выставки в системе маркетинга;

- конкретизация целей участия в выставке;

- сбор информации о проводимых в стране или других странах выставках, представляющих для фирмы интерес;

- оценка группы клиентов-посетителей;

- отбор и принятие решений по конкретной выставке-ярмарке;

- составление сметы расходов;

- организационный процесс: подбор персонала, выбор экспонатов типа выставочного стенда и режим работы стенда, транспортировка, страхование, реклама и т.д.

Метод сетевого планирования, основанный на теории графов как метод оценки и корректировки планов, полностью применим при подготовке и проведении выставочно-ярмарочных мероприятий.

Сетевой метод – как сумма приемов и способов, позволяющих на основе применения сетевого графика (сетевой модели) рационально осуществлять весь управленческий процесс, то есть организовывать, оценивать, контролировать и корректировать весь комплекс работ, который должен проводиться параллельно.

Он позволяет:

- во-первых, наглядно представить организационную и технологическую последовательность выполнения операций и установить взаимосвязь между ними;

- во-вторых, обеспечить четкую координацию операций различной степени сложности, выявить операции, от которых зависит продолжительность всей работы (то есть организационного мероприятия), и сосредоточить внимание на своевременном выполнении каждой операции;

- в-третьих, эффективно использовать денежные и материальные ресурсы.

Применение сетевого метода безусловно предполагает коллективную работу по составлению подробного перечня мероприятий и назначению ответственных за них лиц, т.е. создание на предприятии организационной структуры, отвечающей за подготовку и участие в выставке.

 

Этапы организационного процесса выставочного мероприятия

Организационный процесс при участии в выставке делится на три этапа: предвыставочная работа, работа на выставке и работа после выставки.

 

Формы участия в выставке

Существуют следующие формы участия в выставке:

1. Стандартный выставочный стенд:

Стенд может быть индивидуальным или совместным, к примеру, с торговым партнером. Устроители выставок предлагают всем желающим арендовать выставочные боксы различной квадратуры – доступные размеры выставочной площадки всегда кратны 3 и могут быть от 6 до 36 кв. м.: на стенде устанавливается стандартный выставочный модуль. Как вариант, возможно устройство стенда по индивидуальному проекту, но и стоимость аренды в этом случае будет отличаться от стандартного общего прейскуранта.

Минимальная арендуемая площадь в большинстве случаев составляет именно 6 кв. м., но в некоторых случаях минимальная площадь снижается до 3-4,5 кв.м., то есть для участников выставки организуют совместные стенды.

2. Выставочное место:

Такой вариант подразумевает место за столом с двумя стульями. Такая компания регистрируется как участник выставочного мероприятия, а значит, получает страничку в каталоге, в котором размещается краткая информация о производственных мощностях и производимом ассортименте продукции. Каталог рассылается всем участникам и гостям, заказавшим билеты, также содержимое каталога появляется на официальном сайте выставки. Такой вариант экспозиции не позволяет демонстрировать продукцию и оборудование, которое производит предприятие формата В2В, но не мешает раздавать промопродукцию, общаться с потенциальными клиентами. Правда, охват потребительской аудитории гораздо меньше, что обусловлено минимальной квадратурой арендованной площади.

3. Постерная экспозиция:

Наиболее экономичный вариант участия в выставке – это демонстрация постеров или рекламных плакатов. Размеры такого плаката составляют 1х2 кв.м. Такой участник также получает все права и возможности участника выставки, то есть публикуется в каталоге. Этот вариант экспозиции позволяет выполнить такие задачи как поддержание узнаваемости бренда, что достаточно для компании с большим количеством постоянных клиентов.