Обязанности главного секретаря и секретариата

 

Главный секретарь руководит работой секретариата, бригадой судей- информаторов и техническими работниками (машинистки или операторы), принимает участие в работе мандатной комиссии, отвечает за подготовку и оформление всей документации по соревнованиям, организует документооборот в ходе соревнований, следит за правильностью подсчета технических результатов.

Главный секретарь:

· составляет программу соревнований, по согласованию с главным судьей вносит изменения в программу соревнований;

· определяет организационную структуру секретариата, схему движения документации в процессе обработки результатов;

· составляет перечень-заявку на канцелярские принадлежности, инвентарь, бланки протоколов, дипломы и организует их получение;

· инструктирует секретариат;

· принимает от представителей команд протесты, готовит материалы, необходимые для их рассмотрения и передает их главному судье, контролирует вынесение решений по протестам;

· ведет протоколы совещаний с представителями команд (Прилож.1);

· готовит вместе с главным судьей отчет о соревнованиях (Прилож.2).

Секретариат соревнований:

· помогает мандатной комиссии в сверке заявочных документов;

· принимает документы мандатной комиссии (заявки, специальные допуски, медицинские справки) после окончания ее работы для оформления мандатного протокола;

· оформляет протокол мандатной комиссии;

· оформляет доску информации;

· подготавливает жетоны для жеребьевки;

· подготавливает технические заявки (Прилож.3);

· выдает представителям команд, а после окончания дистанции собирает командные номера и номера участников;

· выдает судьям отличительные знаки, бланки протоколов, судейские папки, оснащенные судейскими карточками;

· ведет протоколы заседаний судейской коллегии и оформляет распоряжения главного судьи по ходу соревнований;

· контролирует правильность оформления протоколов по видам (дистанциям) соревнований и выводит итоговые результаты соревнований;

· регистрирует явку судей в дни соревнований, ведет табель учета их работы;

· заключает трудовые договора с судьями;

· заполняет ведомости выдачи призов;

· заполняет ведомости на питание судейской бригады;

· собирает отчетно-финансовую документацию: командировки, билеты, при оплате проезда судьям;

· подготавливает справки о судействе (Прилож.4);

· выдает участникам соревнований справки о выполнении разрядного норматива (Прилож.5).

В помощь главному секретарю назначаются заместители по видам (дистанциям) соревнований, которые являются главными секретарями видов. В случае отсутствия главного секретаря, его обязанности выполняет один из его заместителей.

Обязанности курьера:

· проводит текущий сбор штрафных судейских карточек в момент соревнований;

· доводит текущую информацию до представителей команд;

· по заданию главного секретаря и зам. главного судьи по судейству информирует судей на дистанции по различным вопросам хода соревнований.

Судья по награждению, который так же относится к секретариату, готовит по указанию главного секретаря дипломы, грамоты, призы и другие награды для вручения их победителям и призерам, подготавливает отчетную документацию на выдачу материальных наград, принимает участие в организации проведения торжественных церемоний открытия и закрытия соревнований.

Предварительная подготовка к соревнованиям

Предварительную подготовку, которую проводит главный секретарь, следует вести по четырём направлениям:

1. Подготовка бланковой документации: бланки протоколов, макеты грамот и дипломов, бланки отчета главной судейской коллегии, финансово-отчетная документация (различные ведомости);

2. Закупка канцелярских принадлежностей согласно представленному перечню (Прилож. 6);

3. Подготовка судейской документации: папки, судейские карточки по видам туризма, таблицы штрафов, программы соревнований, информационная доска, комплектация номеров для команд и участников,

4. Подготовка оборудования секретариата совместно с комендантом (Прилож.7).

 

Содержание судейских папок и судейских карточек

На внешней лицевой стороне судейской папки располагается номер этапа и его название. На развороте с левой стороны прикрепленную таблицу штрафов общую или конкретно этого этапа. С правой стороны на скоросшиватель или зажим прикрепляются судейские карточки, в количестве необходимом на рабочий день. К папке прикрепляется (привязывается) остро заточенный с двух концов карандаш.

На старте и финише целесообразно использовать жесткие планшеты с крышками, где закрепляются стартовые и финишные протоколы.

Содержание судейских карточек может незначительно варьироваться в зависимости от вида туристского многоборья. Но ее оформление должно соответствовать принятым требованиям и не изменяться по желанию судьи этапа. На карточке в обязательном порядке пишется вид и класс дистанции, номер попытки, номера участников, проходящих этап, штрафной балл. В графе «Примечание» кратко описывается нарушение, за которое поставлен штраф. Если участники прошли этап без штрафа, в графе «Штрафные баллы» проставляется «0». Карточка обязательно разборчиво подписывается судьями (Ф.И.О.).