Описание  потоков информации.

 

Как уже отмечалось выше, непременным условием повышения эффективности деятельности предприятия является оптимальная информационная технология, т.е. сочетание процедур, реализующих функции сбора, получения, накопления, хранения, обработки, анализа и передачи информации в организационной структуре с использованием средств вычислительной техники, или, иными словами, совокупность процессов циркуляции и переработки информации и описание этих процессов.

Так - как основным направлением деятельности  КФХ “НИВА” является продажа готовой продукции и сотрудничество с иными фирмами, следовательно основной и наиболее важной информацией, которая обращается в пределах отдела сбыта и подлежит обязательному учету, является информация о фирмах-заказчиках, объемах и сроках выполнения заказов, их суммарной стоимости, количестве сырья, полученного от фирм – поставщиков сырья.

Главным документом, служащим источником данной информации и регламентирующим работу отдела в целом, является контракт (и его приложения), заключаемый  КФХ “НИВА” с одной стороны и инофирмой-заказчиком – с другой. Кроме того, контракт выступает непосредственным описанием принципа работы. Ниже кратко изложены  наиболее  значимые пункты контракта.

1.Предмет контракта.

1.1. Заказчик делает предложение исполнителю (КФХ ”НИВА”) по закупке продукции для дальнейшей реализации, с целью получения готовой продукции от исполнителя.                                                                                             

Готовой продукцией, согласно контракту, стороны условились считать продукцию, упакованную и подготовленную к дальнейшей транспортировке и реализации заказчиком.

1.2. Товаром является продукт соответствующий требованиям ГОСТа и заказчика.

1.3. Заказчик выплачивает исполнителю стоимость товара, указанную в приложениях к контракту

2. Количество товара.

Исполнитель изготовить и поставить заказчику продукт в количестве, указанном в контракте.

3. Сроки и условия поставки

3.1 Исполнитель поставляет готовый продукт, не позднее 20 календарных дней с даты оформления контракта.

3.2 Исполнитель сообщает заказчику дату отгрузки продукта и в течении 2 дней, передает по факсу информацию о товаре. Сообщение содержит следующую информацию: количество отгруженного товара, стоимость, ожидаемую дату прибытия в пункт назначения.

4. Цена и общая стоимость контракта

4.1. Стоимость указана в приложениях к контракту.

4.2. Общую стоимость контракта составляет суммарная стоимость продукта, доставка, иные расходы.

4.3. Валюту контракта стороны определяют  отдельно и вписывают в контракт.

5. Условия платежей

Оплата за выполненный заказ осуществляются заказчиком банковским переводом в течении 2 календарных дней с даты получения им продукта.

6. Условия сдачи-приемки товара

6.1. Порядок приемки товаров по количеству и качеству устанавливается нормативно-правовыми актами, обязательными требованиями законодательства (абз. 2 п. 1 ст. 474, абз. 2 п. 2 ст. 513 ГК РФ) и согласно товаросопроводительным документам: счету, сертификату происхождения товара, по качеству - согласно образцу заказчика.

6.3.  Если качество продукции  окажется не соответствующим согласованной сторонами документации, заказчик имеет право отказаться от приемки товара и оплаты его стоимости.

Основным источником информации о получаемых предприятием заказах являются приложения к контрактам. (Пример контракта смотри в приложении 1).

Таким образом, наличие непрерывного и достаточно большого потока входящей и исходящей информации и сложного документооборота, а также необходимость  постоянного контроля и учета процесса производства и его результатов обуславливает необходимость применения компьютерных информационных технологий в процессе деятельности КФХ ”СТИЛЬ”. Для данных целей  в рамках деятельности отдела сбыта предприятия организованна работа с базами данных, автоматизированная обработка   и учет документов.

 

Назначение разработки.

 

Автоматизированная информационная система (АИС) планирования деятельности отдела сбыта будет обеспечивать создание информационной базы о полученных предприятием заказах, осуществление контроля, учета и систематизации информации о поставках сырья и  отгрузке готового продукта, а также выполнять анализ обеспеченности производства необходимым сырьем.

Разрабатываемое ПО может быть использовано как руководителем предприятия, так и начальниками цехов, для ведения учета поставок, отгрузок и сроков выполнения заказов.

  Разрабатываемая автоматизированная система должна будет реализовать следующие функции:

1. Обеспечение ввода данных о поставках сырья на производство;

2. Анализ введенной информации;

3. Анализ сроков выполнения заказов;

4. Организация печати документации, связанной с организацией поставок, отгрузок (заказы, отчеты).

Требования к составу и параметрам технических средств.

 

Создаваемый программный продукт должен функционировать, легко инсталлироваться, настраиваться и корректно работать при выполнении следующих требований:

- конфигурацией персональных компьютеров:

§ Intel Pentium 4 2,8 ГГц;

§  Объем ОЗУ не менее 512 Мб;

§   Объем необходимого дискового пространства - не менее 10 Гб.

Требования к информационной и программной совместимости:

§ наличие операционной системы типа Windows XP (и новее) и совместимых с ними;

§ наличие необходимого пакета драйверов

1.Для видеокарты

2.Для звуковой карты

3.Для материнской платы

4.Для переферийных устройств (ТВ-тюнеры, web-камеры и прочее) по наличию.

§ наличие необходимых программ: архиваторы, кодеки (K-Lite Codec Pack.)