VIII. Учет и хранение трудовых книжек

39. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведется:

а) учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) учет трудовых книжек и вкладышей в них.

40. Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.

В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.

В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

41. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

42. Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.

Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с главой IV Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

45. В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

 

Новые правила ведения

Трудовых книжек

(пояснения)

 2021 год

Титульный лист

Сведения на титульном листе трудовой книжки будут заполняться немного иначе. Поправили и сами графы. Отчество бывает не у всех сотрудников, поэтому вносят его только в том случае, если нашли в паспорте сотрудника или другом документе, который его заменяет. Место для печати теперь тоже с комментарием, что ставить ее надо, только если работодатель использует печать. Подпись ответственного за трудовые книжки теперь можно проставлять по общим правилам, а не писать фамилию: слово «разборчиво» из этой графы убрали.

Осталась неопределенность с графой, где проставляется дата заполнения трудовой книжки. В новом порядке для нее формат тот же, что и для графы с датой рождения работника, — сплошная строка. То есть заполнять ее можно как в формате «15.09.2021» так и «15 сентября 2021 года». Однако так было и в бланке 2003 года, пока Минфин на этапе, когда печатал бланки, не решил, что дату заполнения трудовой нужно писать только во втором, буквенно-цифровом формате, приказ Минфина от 22.12.2003 № 117н. Поэтому, в каком формате эту графу напечатают в новых бланках, пока неясно.

В разделе, где будет такая информация, размещены только правила, по которым нужно изменять записи о Ф. И. О., дате рождения, а также дополнять записи о новом образовании, профессии и специальности. В этой части ничего не изменилось. Прежние Ф. И. О. и дату рождения сотрудника необходимо зачеркнуть, рядом написать новые, на обложке указать реквизиты документа, который принес сотрудник.

Новые образование, профессию и специальность просто дописать через запятую — на обложке ничего писать не нужно, раздел II Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, далее — Порядок.