Первичная документация и учет материалов

 

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные в федеральном законе "О бухгалтерском учете"

Первичные учетные документы должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные Законом № 129-ФЗ:

1наименование документа;

2дату составления документа;

3наименование организации, от имени которой составлен документ;

4содержание хозяйственных организаций;

5измеритель хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;

6наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

7личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Кроме того, в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера операций, требований соответствующих нормативных актов и методических указаний по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.

При отсутствии показателей по отдельным реквизитам в указанных первичных учетных документах соответствующие строкографы прочеркиваются.

Первичные документы заранее пронумерованы, либо номер ставится при оформлении и регистрации документа. В организации порядок нумерации должны обеспечивать наличие не повторяющихся номеров в течение одного отчетного года.

Оформление первичных документов надлежащим образом важно не только для бухгалтерского, но и для налогового учета. Так, например, ст.252 НК РФ установлено, что налогооблагаемую прибыль уменьшают только расходы, обоснованные и документально подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Постановление Госкомстата № 71а утверждены унифицированные формы первичной документации по учету материалов используются следующие формы первичных документов:

ü Доверенность (формы № М-2 и № М-2а) применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

ü Приходный ордер (форма № М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.

В соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н, вместо приходного ордера (типовая межотраслевая форма № М-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а) приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счете, накладной и т.д.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

ü Лимитно-заборная карта (форма № М-8) применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма № М-17). В таком случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих значения бухгалтерских документов.

ü Требование - накладная (форма № М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

ü Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов (см. Приложение №6).

ü Карточка учета материалов (форма № М-17) применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

ü Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35), применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ.

Также для учета материальных ценностей используются:

инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);

сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19);

сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения);

акт о покупке материалов на рынке;

акт перевода единиц измерения материалов;

акт заключения о чрезвычайных ситуациях;

акт на списание материалов.

Основными задачами бухгалтерского учета материалов являются: правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов; контроль за сохранностью материалов в местах их хранения и на всех этапах их движения; контроль за соблюдением установленных организацией норм запасов материалов, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг; своевременное выявление ненужных и излишних материалов с целью их возможной продажи или выявления иных возможностей вовлечения их в оборот.

Для обеспечения действенного контроля за сохранностью материальных ценностей немаловажное значение имеют организация снабжения на предприятиях, состояние складского и весоизмерительного хозяйства. С этой целью приказом по предприятию каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. При наличии нескольких складов необходимо сосредоточить в каждом материалы определенных групп. Внутри складов материалы должны размещаться по секциям, затем по типосорторазмерам в штабелях, на стеллажах и на полках с таким расчетом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. С этой же целью в местах хранения материала прикрепляется ярлык (ф. № М-36).

Склады должны быть полностью обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой. Материалы должны централизованно доставляться с базисных складов в цехи по согласованным графикам. Необходимо установить список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей. С этими лицами должны быть заключены договоры о материальной ответственности.

Для успешного выполнения задач, стоящих перед бухгалтерским учетом материалов, необходимо:

иметь номенклатуру-ценник;

установить четкую систему документации и документооборота;

проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные выборочные проверки остатков материалов, своевременно отражать в учете их результаты;

шире внедрять современные средства автоматизации учета.

Бухгалтерия предприятия осуществляет только денежный, суммовой учет движения товарно-материальных ценностей, используя для этого ведомость № 10 “Движение материальных ценностей" (в денежном выражении). Это основной регистр, отражающий движение товарно-материальных ценностей.

Ведомость № 10 “Движение товарно-материальных ценностей" обеспечивает решение большинства задач, стоящих перед бухгалтерским учетом материалов, но обязательным дополнением к ведомости № 10 является ведомость. № 11 “Движение материальных ценностей (по учетным ценам) по цеховым самостоятельным складам или по цехам на производстве, не имеющим складов”. Ведомость № 11 заполняется в бухгалтерии предприятия на основе производственных отчетов цехов, накладных на возврат материалов, накопительных и группировочных ведомостей по движению малоценных и быстроизнашивающихся предметов и прочих документов, позволяющих определить объем полученных и возвращенных ценностей разного вида каждым цехом, а также оставшихся в цехах и израсходованных.

Следовательно, по первому разделу ведомости № 10 можно производить взаимосверку данных складского и бухгалтерского учета по каждому складу в отдельности, без разбивки на группы материалов, по учетным ценам, что необходимо при оперативно бухгалтерском (сальдовом) методе учета материалов.

По второму разделу ведомости можно выявлять общий объем ценностей в разрезе групп материалов и балансовых статей в двух оценках - по учетным ценам и фактической себестоимости, что дает возможность рассчитать суммы и проценты транспортно-заготовительных расходов или отклонений от плановых цен.

В третьем разделе выявляются важнейшие показатели бухгалтерского учета - фактическая себестоимость израсходованных на производство материалов, их окончательный расход и их остатки на конец месяца по группам материалов - для заполнения статей баланса.

На большинстве коммерческих предприятий материалы являются объектами двух видов бухгалтерского учета: управленческого (установленная организацией система сбора, регистрации, обобщения и представления информации о хозяйственной деятельности организации и ее структурных подразделений для осуществления планирования, контроля и управления этой деятельностью) и финансового. В управленческом учете (на складах, в производственных помещениях и в эксплуатации) они чаще всего отражаются количественно на специальных карточках, в финансовом учете - в стоимостном выражении. В конце каждого месяца производится сверка обоих учетов путем таксировки, т.е. путем денежной оценки остатков материалов на складе. При несовпадении делают корректировки. Не реже одного раза в год проводится инвентаризация ценностей, в том числе и производственных запасов.

учет сырье материал контроль