Количественные: объем документооборота.

Анализ документопотоков. Признаки:

1) По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней.

Восходящие потоки – входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчинённых организаций.

Нисходящие потоки – документы, направляемые вышестоящими организациями подчиненным.

2) По отношению к управленческому объекту выделяют: входящий, исходящий и внутренний документопотоки.Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов может быть использована, например, для подготовки внутренних и исходящих документов и т.д. Каждый документопоток имеет стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, а так же степени регламентации функции руководителя и структурного подразделения, распределение обязанностей между руководителями, от принятой в организации технологии работы с документами.

Основываясь на данных, характеризующие документопотоки – служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные оптимальные маршруты движения документопотоков.

Входящий документопоток: В любой организации он складывается из характерных документов: 1) документы вышестоящих организаций (органов власти и управления; центральных аппаратов министерств) в состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей организации, производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации. 2) Документы от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов состоит из: из отчетов (финанс, хозяйст, соц, управ деятельности); инициативные докладные записки, письма, акты. 3) Документы от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий, побуждения к ним, с целью консультирования, и получения информации. Документы: письма (информационные, рекламные, запросы); договоры; документы, сопровождающие выполнения договоров (счета, заявки, акты). 4) Обращения граждан: виды (предложения, заявления, жалобы).

Исходящий документопоток – состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемый за её пределы. Исходящие документы создаются: 1) в ответ на поступившие письменные или устные вопросы. 2) инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания инициативных документов диктуются направлениями деятельности организации и её информационными запросами. Виды документов: 1) распорядительные 2) Информационные (письма, докладные записки, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их исполнению).

Внутренний документопоток – состоит из документов, создаваемых и используемых в самой организации, не выходящие за её пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний документопоток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся: организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, её структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц. Правила выполнения отдельных видов работ. Виды документов (уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции). Распорядительные документы – выполняют функцию оперативного регулирования деятельности и издаются они руководством организации. Виды документов: приказы, распоряжения, постановления. Информационно-справочные документы (протоколы). Отчетно – плановые. Документы по личному составу. Бухгалтерско-финансовые. В аппарате управления может существовать внутренняя переписка, которая оформляется докладными, служебными записками, рапортами.

Направление))) какое направление?))) движения потоков: Входящие документы – образуют 3 направления: руководителю; руководителям структурных подразделений; специалистам. Большая часть входящих документов направляется руководителю. Маршрут движения входящих документов зависит от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, регистрация может распадаться на 2 этапа: 1 – внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководителем; 2 – дополнение этих данных, резолюций сроками исполнения, указаниями по исполнению после рассмотрения руководителем. Исходящий поток пронизывает всю управленческую структуру как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций, согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии печати текста регистрации и отправки документов. Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов.