Прохождение и регистрация внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

На каждый внутренний документ (в том числе на электронные документы) создается РКФ в системе электронного документооборота, в которую вносятся реквизиты регистрируемых документов (подпункты 7.8.7, 7.9.11 Типовой инструкции), а также может создаваться электронный образ документа, который прикрепляется к РКФ.

Присвоение регистрационных номеров осуществляется автоматически в системе электронного документооборота или по "шахматке" (приложение № 21).

 Подготовка и оформление проектов правовых актов (приказов, распоряжений, положений, правил и инструкций) осуществляются в соответствии с порядком, определенным в пунктах 5.1 - 5.3 Типовой инструкции.

Подготовленные проекты правовых актов передаются через подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства) на подпись начальнику (заместителю начальника) таможенного органа в соответствии с правом подписи и распределением обязанностей.

Перед представлением проектов правовых актов на подпись должностные лица (работники) подразделения документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) проверяют наличие подписей и виз на документах, приложений к документам, наличие указателя рассылки, а также документов-оснований, зарегистрированных в установленном порядке.

Проекты правовых актов, оформленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе, подлежат возврату исполнителям или ответственному за ведение делопроизводства структурного подразделения на доработку.

После подписания документы регистрируются в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).

Приказам, распоряжениям, положениям, правилам, инструкциям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года и вида документов.

Копии правовых актов рассылаются в соответствии с указателем рассылки.

При создании электронных образов правовых актов их копии на бумажном носителе в структурные подразделения и таможенные органы, как правило, не направляются.

Докладные записки заместителей начальника таможенного органа на имя начальника таможенного органа регистрируются в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).

Докладные записки на имя начальника (заместителя начальника) таможенного органа и служебные записки структурным подразделениям, подготовленные за подписью начальников структурных подразделений, отчеты о командировках на имя начальника (заместителя начальника) таможенного органа, протоколы совещаний и акты структурных подразделений регистрируются ответственными за ведение делопроизводства соответствующих структурных подразделений и формируются в дела структурных подразделений в соответствии с номенклатурой дел.

Регистрационный номер докладных и служебных записок, отчетов о командировках состоит из индекса дела в соответствии с номенклатурой дел и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Например: 11-69/16, где 11-69 - индекс дела по номенклатуре, а 16 - порядковый номер.

После рассмотрения начальником таможенного органа докладных записок за подписью заместителей начальника таможенного органа подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) осуществляется внесение в РКФ необходимой информации по документам, при необходимости - постановка их на контроль, сканирование и прикрепление электронных образов документов к ранее созданным РКФ, передача в структурные подразделения на исполнение. Передача документов в структурные подразделения осуществляется с соответствующей отметкой в РКФ или в указателе рассылки.

После рассмотрения начальником (заместителем начальника) таможенного органа докладных записок за подписью начальников структурных подразделений, отчетов о командировках документы поступают ответственным за ведение делопроизводства структурных подразделений - авторов документов, которыми осуществляется внесение в РКФ указаний по исполнению документов и другой информации по документам, а также сканирование и прикрепление электронных образов документов к ранее созданным РКФ либо их копирование, постановка их на контроль, передача при необходимости в другие структурные подразделения на исполнение, списание документов в дела и т.д.

Присвоение регистрационных номеров протоколам совещаний (заседаний) и актам отражено в пунктах 5.4 и 5.6 Типовой инструкции.