Запросы с группировкой данных

Запросы этого вида используются для объединения данных по заданным критериям. Для составления такого запроса необходимо:

- создать запрос выборку, задав в нем условия отбора

- преобразовать запрос в группировочный, используя на вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть кнопку Итоги.

 

В бланке запроса появится дополнительная строка(свойство) «Групповая операция». Возможные значения этого свойства:

-Группировка (стандартное – исходные строки объединяются по данному полю);

- Функции объединения

Sum (значения данного поля при группировке строк суммируются),

Avr (среднее значение) и др.;

- Выражение (для вычисляемых полей);

- Условие (данное поле используется для отбора данных).

Данные можно отсортировать, задав свойство сортировать. Если полей сортировки несколько, то сортировка выполняется в порядке следования полей слева направо.

 

Пример 4 Вывести общую стоимость заключенных договоров и процент от плана для каждой специальности и формы обучения.

Создаем новый Запрос с группировкой, на основе Главного запроса. Переносим в Запрос с группировкой поля для группировки - Назв_спец, - Форма_Об и поля для вычислений- Стоимость и – План приема

Создаем вычисляемое поле Проц_плана: (1/[Запрос главный]![План_приема]). Вычисляется процент от плана приема для каждой записи. Для этого поля выбираем в окне свойств процентный формат.

Далее, на вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажимаем кнопку Итоги.

Для полей используется следующая настройка свойства Групповая операция:

- Назв_спец – группировка по значениям данного поля

- Форма_Об – группировка по значениям данного поля

- Проц_плана – суммирование значений данного поля для каждой специальности и формы обучения

- Стоимость – суммирование значений данного поля для каждой специальности и формы обучения

 

 

 

Результаты выполнения запроса

 

Перекрестные запросы

Этот вид запросов относится к числу аналитических запросов для получения сводных данных. Данные запроса отображаются в виде двумерной таблицы-матрицы. Фактически это частный случай запроса группировки.

1) Для получения такого запроса преобразуют обычный запрос в перекрестный, нажав кнопку -Перекрестный на вкладке Конструктор в группе Тип запроса.

В бланке появятся новые строки

- групповые операции

- перекрестная таблица

Свойство Групповая операция заполняется по аналогии с запросом группировки (см. предыдущий параграф)

Свойство Перекрестная таблица заполняется следующими значениями:

- заголовок строк – определяет строки перекрестной таблицы (можно задать для нескольких полей),

- заголовок столбцов – определяет колонки перекрестной таблицы (можно задать только для одного поля),

- значение – определяет поле, значения которого суммируются и располагаются в клетках перекрестной таблицы (можно задать только для одного поля)

 

Пример 5. Создать перекрестный запрос для вывода общей стоимости заключенных договоров для каждой специальности и формы обучения.

Создаем новый Запрос 1на выборку, на основе Главного запроса. Переносим в Запрос 1 поля для группировки - Назв_спец, - Форма_Об и поле для вычислений- Стоимость.

 

2) Преобразуем запрос в перекрестный, нажав кнопку -Перекрестный на вкладке Конструктор в группе Тип запроса.

 

В бланке появятся новые строки Групповая операция и Перекрестная таблица

 

Задаем значение для свойства Перекрестная таблица:

- Поле Назв_спец - заголовок столбцов,

- Поле Форма_Об - заголовок строк,

- Поле Стоимость - значение с групповой операцией суммирования Sum,

Результат выполнения запроса:

Запросы на изменение данных

- добавление записей в существующую таблицу

- удаление записей

- обновление записей

Последние 2 вида запросов применяются для автоматизации вычислений. Например, удалить группу записей, удовлетворяющих заданному условию.

Технология создания таких запросов следующая:

1)создается запрос-выборка

2)запрос выполняется для визуального контроля результатов

3)запрос-выборка преобразуется в запрос-изменение

Запросы на удаление данных

Для удаления записей таблицы можно использовать команду Правка-Удалить. Но когда записей много, такая процедура занимает много времени. Для автоматизации процедуры можно использовать запрос-удаление.

Пример 6. Удалить записи в таблице «Работы», в которых значение в поле «Дата» меньше заданной.

1)Создаем запрос-выборку, в который включаем только те поля, которые используются в условии отбора

2)Задаем тип параметра

 

3) Выполняем запрос для проверки правильности отбора данных.

4) Запрос-выборка преобразуем в запрос-удаление. Для этого на вкладке Конструктор в группе Тип запроса: нажать кнопку Удаление

5) Выполняем запрос. Перед удалением будет выведено сообщение о количестве удаляемых записей