Инициация как бизнес процесс

- Суть процесса инициации проекта

В процессе инициации проекта руководитель должен ответить на следующие вопросы:

• возможна ли его реализация?
• как сделать его интересным и выгодным для инвесторов?
• кто конкретно будет им заниматься?
• кто, в какой форме и как его будет финансировать?

Поэтому основными задачами предварительной проработки в процессе инициации проекта являются:

• оценка его эффективности;
• маркетинговый анализ;
• оценка бюджета и времени реализации проекта;
• формирование команды, которая будет заниматься проектированием.

 

Описание проекта в процессе инициации

В заключение процесса инициации проекта составляется и утверждается соответствующий документ.

Это может быть устав, техническое задание, спецификация и пр. Название этого документа строго не регламентировано, но в нем необходимо максимально точно сформулировать и подробно описать проект.

Требования заказчика должны быть понятны как ему, так и подрядчику и задокументированы. Не маловажно также четко определить и задокументировать кто и что отвечает. Нужно четко определить объем работ, выполняемый заказчиком.

Для формирования документа обычно используют перечень типовых контрольных вопросов, которые помогают удостовериться, что ничего важного не забыто.

• 1. Какие поставлены цели для удовлетворения потребностей клиента?
• 2. Каковы промежуточные результаты работы на протяжении всего жизненного цикла проекта?
• 3. Определение на основе промежуточных результатов контрольных точек – значимых мероприятий и результатов в определенный момент времени. Составляется график контрольных точек.
• 4. Отвечает ли товар или услуга техническим требованиям?
• 5. Конкретизация ограничений и исключений технического задания, которые определяет клиент.
• 6. Совместная проверка проделанной работы клиента и заказчика.

Документ, завершающий инициацию проекта должен определить полномочия руководителя проекта. Утверждение документа должно сопровождаться назначением руководителя проекта.
Но на этом процесс инициации проекта не заканчивается. Также необходимо подготовить и принять решения об управляемом переходе проектирования из одной фазы в другую, которые в дальнейшем, конечно, будут корректироваться в зависимости от различных условий, которые будут возникать в процессе его реализации.

Управленческое предназначение Устава проекта

Устав проекта — основной документ проекта — его «Конституция». Имеет приоритет по отношению к любому другому документу проекта. Положения Устава неизменны на всём продолжении жизненного цикла проекта.

В Уставе проекта документируются первоначальные требования к проекту, удовлетворяющие потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон.

Устав проекта (в зависимости от компании этот документ может называться приказ, распоряжение, указ и т.д.) – это официальный документ, которые заявляет о существовании проекта и наделяет менеджера проекта необходимыми полномочиями для привлечения ресурсов необходимых для реализации проекта. По объему он может занимать от нескольких строк до документа в сотню страниц (все зависит от стандартов принятых в компании) Устав проекта документирует бизнес-потребности, текущее понимание потребностей заказчика, а также новый продукт, услугу или результат, который планируется создать, например:

Назначение документа

· Данный документ (далее Устав) полностью описывает предмет, цели, границы и способы реализации проекта.

· Устав обеспечивает целостность проекта, то есть согласованность действий всех участников на всех этапах проекта.

· Устав служит основным приоритетным документом для всех участников проекта. Назначение Устава — описать основания и рациональный способ принятия решений по реализации проекта.

· Устав строится иерархическим путём от общего к частному. Положения предыдущих разделов имеют приоритет и служат исходной информацией для аргументации последующих разделов.

· При изменении любого из положений Устава, подлежит пересмотру весь проект и должен быть утвержден новый Устав.

Предназначение документа: Устав проекта предназначен для определения проекта. На фазе инициализации, он включает в себя:

· документирование бизнес-потребностей (проблем, возможностей) и общее описание продуктов или услуг, удовлетворяющих данные потребности;

· связи проекта с текущей (операционной) деятельностью организации.

Когда разрабатывается документ: после заключения контракта (если заключается контракт с внешним контрагентом)

Кто разрабатывает документ: Устав проекта могут разрабатывать:

· менеджер проекта или команда проекта;

· инициатор проекта;

· спонсор проекта;

· представитель внешней стороны, связанной с проектом.

Кто утверждает документ: Устав проекта может утверждать:

· инициатор проекта;

· спонсор проекта;

· представитель внешней стороны, связанной с проектом.

Лицо, утверждающее Устав проекта, должно иметь полномочия по принятию основных решений по проекту, включая его финансирование.

Перечислим список тех пунктов, которые может включать в себя устав проекта:

· Обоснование проекта

· Измеримые цели проекта и критерии их успеха. Подробнее про критерии успеха можно прочитать в статье Постановка целей по модели SMART http://time-management.by/postanovka-celej-po-modeli-smart/.

· Первичные требования. Часто эти требования называют высокоуровневыми.

· Ограничения и допущения.

· Описание проекта и его границы

· Упоминания об основных рисках проекта

· Бюджет проекта

· Информацию о заинтересованных лицах проекта.

· Информация о менеджере проекта

· Информация о владельце проекта.

· Информация о спонсоре проекта