На какие поездки оформлять путевые листы

На какие поездки оформлять путевые листы

На любые бизнес-поездки, а также на перевозки грузов и пассажиров ИП оформляйте путевые листы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Путевки проверяют на дороге инспекторы ГИБДД. Также путевые листы необходимы коммерсанту, чтобы начислять водителям зарплату, списывать расходы на бензин, запчасти, стоянку и подтверждать реальность поездок.

Как покупать бензин и отчитываться по нему

Покупать бензин вы можете за наличный расчет, по талонам или топливным картам. В каждом случае свои нюансы учета.

Бензин за наличные. Чтобы приобрести бензин, ИП сам берет необходимую сумму со счета или кассы либо выдает под отчет водителю. Писать заявление на подотчет не обязательно, достаточно одного приказа ИП на выдачу сумм.

В установленный срок водитель обязан отчитаться о покупке — составить авансовый отчет и приложить к нему кассовые чеки. Если этого не сделать, налоговики доначислят НДФЛ и страховые взносы. Оспаривать решение придется в суде (постановления Арбитражного суда Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016 по делу № А36-5689/2015 и ФАС Северо-Западного округа от 21.04.2016 № Ф07-957/2016 по делу № А26-8332/2014). ►

► Предпринимателю не надо оформлять на себя подотчет и отчитываться по авансовому отчету. ИП в любое время может взять деньги из кассы по РКО или потратить со счета либо с карты.

Также налоговики доначислят НДФЛ, если подотчетник не принесет путевой лист. Если нет путевки, значит, водитель ездил по личным делам. Следовательно, компенсация расходов на топливо — его доход (письмо Минфина от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Талоны. Чтобы приобретать ГСМ за талоны, заключите договор с поставщиком. Тогда покупать бензин вы сможете только на определенных АЗС, названных в контракте. Выдавайте талоны водителям под роспись в книге учета бланков. За полученные талоны водитель должен отчитаться — составить авансовый отчет, к отчету приложить путевой лист, чеки АЗС и корешки талонов. Если авансовый отчет не сдать, проверяющие начислят НДФЛ и взносы со стоимости израсходованных талонов.

Топливные карты. Это предоплаченные карты, которые выдает топливная компания. На эти карты ИП переводит деньги и выдает карты водителя. Работники предъявляют карты на заправке, чтобы расплатиться за купленный бензин, а топливная компания списывает с карты стоимость купленного ГСМ. Одновременно с путевыми листами требуйте от водителя чеки АЗС. Чеки подтвердят, сколько литров работник заправил в машину.

Таблица. Как ИП списывать расходы на покупку автомобиля и заявлять вычеты

На какие поездки оформлять путевые листы

На любые бизнес-поездки, а также на перевозки грузов и пассажиров ИП оформляйте путевые листы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Путевки проверяют на дороге инспекторы ГИБДД. Также путевые листы необходимы коммерсанту, чтобы начислять водителям зарплату, списывать расходы на бензин, запчасти, стоянку и подтверждать реальность поездок.