Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации. Составление номенклатуры дел

 

Ø Правила составления и оформления входящих и исходящих служебных писем;

Ø Формуляр-образец служебного письма;

Ø Виды служебных писем;

Ø порядок обработки документов;

Ø информационно-поисковая система организации

Ø номенклатура дел

Справочно-информационные документы – это письма, акты, деловые записки, служебные справки, телеграммы, телефонограммы, факсы и другие.

       Эти документы создаются для информации о фактическом положении дел на предприятии, которые служат основанием для принятия управленческих решений и издания распорядительных документов.

       Одним из важнейших справочно-информационных документов является письмо.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

Письма служат средством общения с учреждениями, частными лицами, для сообщения о чем-то, для уведомлением о чем-нибудь. Переписка занимает в общем объеме документации учреждения до 80%. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, необходимо обращать внимание на обоснованность составления этой группы документов.

Письмо должно составляться в том случае, когда невозможно решить вопрос другими способами (личная беседа, телефонный разговор).

Существует много видов служебных писем. Письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос — требуют ответа.

Письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание — не требуют ответа.

Дадим краткую характеристику некоторым письмам:

Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач, и носящие распорядительный характер.

Гарантийные письма направляют с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг и т.д. В письме организация-адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую функцию. Такие письма наряду с руководителем подписывает главный бухгалтер.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам.

Письма-рекламации. В таких письмах требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной. Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающих такие факты. Оформляются копии в виде приложения к письму.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей.

Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений. Оно позволяет снять вопрос с контроля.

Договорные письма подтверждают факт отправки договоров или контрактов, поэтому их можно считать разновидностью сопроводительных писем.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность предприятия в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается получить необходимый результат с помощью телефонных переговоров или личных контактов. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.

Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или предприятие о каких-либо фактах или мероприятиях.

Рекламные письма. Письмо посылают конкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых услуг или товаров. Цель письма — побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст содержит полную, конкретную, четкую информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.

Письма-приглашения - могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов можно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Письмо-ответ. Текст такого письма носит характер, зависимый от инициативного документа. Ответа требуют письма: запросы, просьбы, обращения, предложения, требования.

Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного

письма, на которое дается ответ: "На №_________ от ________ ". В тексте излагается

решение, принятое по инициативному документу. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Письма оформляются на специальных бланках формата А4 или А5, в зависимости от объема письма. Применение бланков с продольным расположением реквизитов не рекомендуется.

Название вида документа ПИСЬМО не пишется.

Если письмо не превышает 10 строк, его оформляют на бланке формата А5. В таком случае заголовок не пишется, текст можно печатать через 1,5 или через 1 интервал.

Письма одному адресату оформляются в двух экземплярах: первый экземпляр на бланке — его отправляют адресату; второй экземпляр — оставляют в учреждении и подшивают в дело.

Обязательным реквизитом является АДРЕСАТ. Письма адресуются в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, убедительным. Факты, события излагаются объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.

Рекомендуется освещать в письме один вопрос. Это упрощает работу с документом (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагается в одном письме только в случае их взаимосвязанности. Все логические элементы письма выделяются абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение, надо избегать ненужных сокращений.

Практикой разработаны и проверены устойчивые конструкции фраз, которые рекомендуется использовать при написании делового письма.

Модели, объясняющие мотивировку написания письма

· В порядке оказания технической помощи...

· В соответствии с протоколом...

· В ответ на Вашу просьбу...

· В подтверждение нашей договоренности...

· Варианты начала стандартного делового письма

· Извещаем, что...

· Доводим до Вашего сведения, что...

Если автор лицо юридическое, то действия передаются:

• от третьего лица единственного числа, например, Предприятие гарантирует..., не возражает..., предлагает...

• от третьего лица множественного числа, например, администрация и профсоюзный комитет нашего учреждения убедительно просят...

• от первого лица единственного числа, например, прошу..., ставлю в известность..., довожу до Вашего сведения...

• от первого лица множественного числа, например, мы получили Ваше письмо..., поддерживаем..., одобряем...

В качестве заключительных фраз могут быть приведены следующие фразы:

• Просим Вас не задерживать ответ...

• Просим извинить нас за задержку с ответом...

• Рассчитываем, что наши замечания будут учтены...

Письма подписываются руководителями предприятий, руководителями структурных подразделений.

 

Макет служебного письма

 

учреждения структурного

Наименование министерства Наименование ведомства Наименование  структурного

подразделения

Реквизит "адресат": Наименование (именит.пад.) Наименование

Индекс предприятия связи, Почтовый и телеграфный адрес, Номер телефона, телетайпа, факса,

Номер счета в банке 00.00.0 № 00/00-00 На № 00 от 00.00.00

подразделения (именит.пад.)

 Наименование должности (дат.пад.) Фамилия И.О. (дат.пад.)

Резолюция:              Фамилия          И.О.

ответственного

лица, суть работы, срок исполнения Подпись Дата

 

Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласия, отказ и т.д.

Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций. Приложение: на... л. в... экз.

Наименование должности                                      И.О. Фамилия

Фамилия исполнителя, телефон

Деловая переписка делится на две части:

• поступающие (входящие) в учреждение письма;

• отправляемые (исходящие) из учреждения письма.

Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными должностными лицами. Визы проставляются на лицевой стороне копии письма, которая остается в учреждении

На входящих письмах ставится отметка о поступлении в организацию и резолюция руководителя.

Резолюция пишется между реквизитами "Адресат" и "Текст" (см. макет письма) или на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Большая часть переписки хранится 3 года (статья 74 "Перечня документов с указанием сроков хранения") и передаче не архивное хранение не подлежит.

В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

 Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др.