В каком виде и как представлять документы

Истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Это указано в пункте 2 статьи 93 НК РФ. Любым из перечисленных способов представляют документы (информацию) и те лица, у которых запрашиваются сведения об их контрагентах (абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Представление документов на бумажном носителе. В ответ на требование о представлении документов (информации) налогоплательщик (плательщик сборов, налоговый агент) передает налоговому органу не подлинники, а заверенные копии запрашиваемых документов. Копии документов заверяются самим проверяемым лицом (лицом, у которого истребованы сведения о взаимоотношениях с контрагентом). При необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Отметим, что до 2 сентября 2010 года непосредственно в пункте 2 статьи 93 НК РФ было указано, как организациям следовало заверять копии документов, представляемых в налоговый орган. Копии документов заверялись подписью руководителя (заместителя руководителя) или иного уполномоченного лица и печатью организации. Несмотря на исключение данной нормы из НК РФ, в порядке заверения копий документов, представляемых по запросу налогового органа, ничего не изменилось. Причем аналогичная норма о том, как организациям заверять копии документов, сохранилась в форме требования о представлении документов (информации).

По-прежнему налоговые органы не могут требовать, чтобы копии представляемых документов были удостоверены нотариально, если такое удостоверение не предусмотрено законодательством РФ (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Представление документов в электронном виде. Если истребуемые у налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента) документы составлены в электронном виде по установленным форматам, он может направить их в налоговый орган в электронном виде по ТКС (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ). Такая возможность появилась с 2 сентября 2010 года. При этом под установленными форматами следует понимать форматы документов в электронном виде, которые утверждены федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, то есть ФНС России.

Как только Порядок направления требования о представлении документов (информации) и Порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденные приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@, вступят в силу и будут установлены форматы документов в электронном виде, налогоплательщики смогут выбирать способ представления истребуемых документов — на бумажном носителе (в виде заверенных копий) или в электронном виде. Причем выбор будет именно у налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента). Налоговые органы не вправе требовать от налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента) представления документов исключительно в электронном виде.

Обратите внимание

Ответственность проверяемого лица. Отказ проверяемого лица (налогоплательщика, плательщика сборов, налогового агента) от представления документов, запрашиваемых в ходе проведения налоговой проверки, или непредставление указанных документов в установленные сроки признается налоговым правонарушением (п. 4 ст. 93 НК РФ). За совершение такого правонарушения предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Поскольку штраф взимается за каждый непредставленный документ, налогоплательщик (плательщик сборов, налоговый агент) привлекается к ответственности, только если из требования о представлении документов (информации) можно четко установить точное количество запрашиваемых документов. В противном случае (например, если формулировки в требовании не позволяют точно определить, какие именно документы запрашиваются) налогоплательщика нельзя привлечь к ответственности, предусмотренной пунктом 1 статьи 126 НК РФ ⁵.

Отказ проверяемого налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента) от представления по запросу налогового органа дополнительных сведений и объяснений, оформляемых в произвольной форме в виде различных расчетов, списков, перечней, сводных таблиц и др., а также их несвоевременное представление не могут являться основанием для привлечения налогоплательщика к налоговой ответственности на основании пункта 1 статьи 126 НК РФ.