Основные функции отдела закупок.

А. определение потребности в МР,

Б. расчет средств на приобретение МР,

В. Выбор и анализ поставщиков,

Г. Определение условий поставки и оплаты,

Д. заключение договора и, следовательно, контроль его исполнения,

Е. меры в случае нарушения поставки,

Ж. получение сырья и материалов (МР),

З. проверка поступающей продукции и подтверждение её качества.

1. Определение потребностей материальных ресурсов – для этого отдел закупок получает информацию от отдела маркетинга, от отдела производства, от отдела службы логистики, от операционно-аналитического, от складского комплекса. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела О НАЛИЧИЕ свободных оборотных средств.

2. Поиск, анализ данных и выбор поставщиков – эта функция отдела закупок включает тщательные исследования рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков и оценку возможности своевременных поставок и предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемливые поставщики, определение условий поставки и оплаты: а) переговоры с поставщиками на которых обсуждаются условия доставки, условий оплаты возможность получения отсрочек платежа, скидки и выбор базиса поставки и т.д.

3. Заключение договоров и контроль исполнения – данная функция отдела закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическом отделом т.к. важно в договоре соблюсти все интересы компании, а так же действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика нарушившего условия поставки могут иметь разный характер: а) от простого предупреждения до мелкого штрафа б) а иногда в плоть до расторжения договора с ним

4. Получение материальных ресурсов – обработка входящих материальных ресурсов идентификация продукции, уточнение кол-ва, качества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения.

5. Проверка поступающей продукции и поддержание качества – проверка и подтверждение того что поступающее сырье материалы и услуги отвечают требованиям.

6. Для эффективного функционирования отдела закупок он должен обладать определенными полномочиями на принятие решений при совершении закупок.

Полномочия отдела закупок.

А. выбор поставщиков,

Б. использование соответствующего метода ценообразования,

В. Решение вопроса сертификации,

Г. Контроль за контактами с потенциальными поставщиками.

1. Выбор поставщика - отдел закупок должен иметь опыт в определение того кто производит нужную продукцию и как анализировать надежность поставщика.

2. Метод ценообразования (использование соответствующего метода ценообразования) – определение общей стоимости закупки для формирования цены и условий договора. Эта одна из экспертных областей деятельности отдела закупок. Здесь должно быть место для маневра, если необходимо достичь минимальных цен и общей стоимости закупок материальных ресурсов (не в ущерб качеству)

3. Решение вопросов сертификации – процесс закупок часто предполагает замену материальных ресурсов, которые могут выполнить туже функцию. Отдел закупок обязан предлагать эти ресурсы пользователям или лица которые в последующем работают с этими материалами.

4. Контроль за контактами с потенциальными поставщиками – отдел закупок должен поддерживать взаимоотношения с потенциальными поставщиками, если работники компании (производственного отдела) будут непосредственно сами работать с поставщиками без уведомления отдела закупок, то это будет способствовать осуществлению продаж *с черного входа* когда потенциальный поставщик будет оказывать влияние на спецификацию готовой продукции, таким образом что он станет единственным источником снабжения, если техническому персоналу поставщика необходимо непосредственно встретится с инженерами фирмы покупателя то отдел закупок организует такие встречи.

Приведенные выше варианты полномочий отделов закупок производственного предприятия, как и в случае с организационной структурой в каждой фирме отдел закупок может иметь свой объем полномочий, которые будут зависеть от логистической системы в целом.

7. Процесс планирования закупок.

Управление закупочной деятельностью, как и другими процессами, осуществляется по фазам:

- планирование,

- организация,

- учёт,

-контроль,

- анализ процесса закупок.