Разработка стратегии ведения делового разговора

В первую очередь следует четко уяснить главную цель разговора (достичь договоренности, прийти к какому-то решению и т.д.). Исходя из цели разговора вы определяете, чего именно вы хотите добиться в результате беседы. Например: цель разговора — заинтересовать руководителя фирмы вами как ценным специалистом. Чего добиваетесь — чтобы он записал ваши координаты и назвал конкретный срок вашей следующей встречи (или подписал заявление и т.п.).

Для успеха делового разговора важно спросить себя: а какую цель может ставить партнер и какого результата хочет он?

Необходимо заранее предусмотреть, какой исход беседы вас устроит, какой нет, какой вариант вы посчитаете приемлемым для обеих сторон (программа максимум, минимум, компромисс). Например, если вы пришли с деловым предложением, максимальный результат — собеседник одобрил ваше предложение и назначил следующую встречу для обсуждения сотрудничества. Минимальный — сказал: «Позвоните позже, может быть, это предложение нас и заинтересует, тогда и рассмотрим». Компромисс — партнер заявил, что рассмотрит предложение в ближайшее время и потом позвонит сам или предложил позвонить ему в определенный день.

В каждом конкретном случае цель разговора достигается различными путями. В самом общем случае для делового разговора с целью достижения договоренности можно рекомендовать такой сценарий:

1. Вступительная часть.

2. Информирование.

3. Аргументация.

4. Ответы на вопросы, нейтрализация возражений.

5. Достижение договоренности, подписание документов.

6. Заключительная часть.

Вступительная часть необходима для знакомства и установления контакта с собеседником. Нужно продумать форму самопрезентации и разработать несколько вариантов установления контакта с партнером.

Информирование о деле или предложении, с которым вы пришли, представляет собой разновидность делового красноречия: информационное (описательное или объяснительное) выступление. Строится оно по законам жанра (см. гл. 6) с учетом определенной ранее цели делового разговора. Например, если ваша цель — заинтересовать собою директора фирмы, основная идея вашего выступления — «Я именно тот специалист, который нужен вашей фирме». Вспоминается такой случай. Я случайно оказалась свидетелем того, как молодой человек устраивался на работу. Он рассказал о том, что закончил с красным дипломом институт, вспомнил и об успешном окончании школы с золотой медалью. Начало трудовой деятельности совпало с получением второго высшего образования. Кроме того, как оказалось, молодой человек посетил два тренинга американских специалистов. Последовало предъявление дипломов и свидетельств. Я видела, как лицо директора становилось все более непроницаемым, в то время как посетитель, наоборот, испытывал воодушевление. Рассказа об успешной трудовой деятельности так и не последовало. Директор неопределенно протянул: «Звоните...» Парень был явно разочарован. Но этого и следовало ожидать! Директор хотел увидеть перед собой специалиста, а из рассказа претендента на должность вытекало: «Я люблю учиться, и у меня это хорошо получается». Директору этого было недостаточно.

Определив основную мысль сообщения, которую, как вы считаете, должен усвоить собеседник, следует составить план выступления и тщательно продумать информацию по каждому вопросу. Информирование должно быть предельно конкретным, исключать термины, которые собеседник может не знать. Следует продумать последовательность изложения и моменты предъявления необходимых материалов и документов, способы активизации всех каналов восприятия партнера, так как его приоритетный канал, как правило, неизвестен.

Аргументация — обоснование предложения с целью склонить к нему партнера. Продумываются доводы, очередность их подачи, способы убеждения (см. гл. 3 и 4).

Полезно предусмотреть, какие возражения могут быть у партнера, и подготовиться их нейтрализовать.

Нужно продумать свое поведение, если:

1) собеседник полностью согласится с представленными аргументами;

2) сделает вид, что согласился;

3) никак не прореагирует;

4) перейдет на повышенный тон.

Ответы на возможные вопросы и возражения необходимо продумать заранее, чтобы они не застали вас врасплох. Зная особенности характера партнера и специфику его работы, можно предположить, какие уточняющие вопросы задаст он, и подготовить исчерпывающие ответы.

Достижение договоренности легче зафиксировать, если подготовить документы «на подпись». Фиксация договоренности не всегда возможна, но в ряде случаев она просто необходима. Следует продумать возможную устную форму закрепления договоренности. Лучше ориентироваться на максимальный результат, он должен быть всегда наготове («на языке»).

К заключительной части тоже нужно подготовиться, так как при любом исходе разговора следует оставить о себе хорошее впечатление, чтобы у партнера не пропало желание сотрудничать с вами сейчас или в дальнейшем.

Продумайте свои последние слова:

1) в случае успеха;

2) при компромиссном решении вопроса;

3) при неудаче.

Время, затраченное на подготовку деловой беседы, окупится с лихвой!

Правильно и корректно договоритесь о встрече, позаботьтесь о соответствующем внешнем виде, и успех за вами!