Вопрос 49. Принципы совершенствования коммуникационных процессов в организации.

Коммуникация – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации.

Принципы являются полезными для организации эффективной коммуникации, так как они концентрируют внимание на четырех решающих областях: качество сообщения, условия приема, поддержание целостности организованных усилий и использование преимуществ неформальной организации.
1) Принцип ясности.
Хотя о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.
2) Принцип целостности.
Управленческие сообщения скорее являются средствами, чем конечными целями.
Принцип целостности состоит в следующем: цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия.
3) Принцип стратегического использования информационной
организации.
Характер этого ключевого принципа заключается в следующем: наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию в дополнение к коммуникации формальной организации.

Способы улучшения коммуникационного процесса с точки зрения межличностных (неформальных) и организационных (формальных) коммуникаций.

В межличностных коммуникациях главным является совершенствование науки

общения. Существует несколько простых принципов, соблюдение которых поможет

руководителю стать более коммуникабельным:

. Умение слушать. Эффективное общение невозможно без умения слушать.

. Ясность идей. Прояснение идей перед их передачей означает, что вам

необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы

и идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи.

. Язык жестов и интонаций. Необходимо следить за языком жестов, позой и

интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов

. Эмпатия и открытость. Эмпатия - это внимание к чувствам других людей,

сопереживание. Эмпатия при обмене информацией подразумевает

также поддержание открытости в разговоре.

. Установление обратной связи. Обратная связь важна, поскольку дает

возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое

получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему

придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из

них - задавать вопросы. Еще один способ заключается в оценке языка поз, жестов и                                                             интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание.

В организационных коммуникациях основным является совершенствование

информационного потока. Вот некоторые конкретные способы совершенствования

информационного обмена в организациях, которые должен знать любой менеджер.

· Регулирование информационных потоков

Руководители на всех уровнях организации должны представлять

потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и

подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и

количественную стороны своих информационных потребностей, а также других

потребителей информации в организации.

· Управленческие действия.

Планирование, организация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.

· Системы обратной связи.

Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей

из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов.

Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.

· Системы сбора предложений.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления

информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать

идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации.

Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или

игнорирования идей на пути снизу вверх.