Тема 2. Организация и порядок работы службы бронирования

При изучении данного вопроса необходимо ознакомиться со следующими нормативными актами:

- Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации

- Квалификационные требования к основным должностям работников туристской индустрии

- Устав организации

- Положение об отделе бронирования (либо Положение о службе приема и размещения)

- Стандарт обслуживания в гостинице

- Должностные инструкции

Студент анализирует порядок организации работы службы бронирования, режим работы, ее структуру, состав, квалификационные требования к работникам службы, их должностные обязанности, основные выполняемые функции, взаимодействие службы бронирования с другими службами. Также студент рассматривает применяет ли данная гостиница компьютерные системы бронирования.

Тема 3. Заполнения бланков бронирования для индивидуалов, компаний, турагентств и операторов

Студент анализирует основные виды бронирования, применяемые в данной гостинице, изучает бланки бронирования, применяемые при бронировании номеров для индивидуалов, компаний, турфирм. В результате изучения данного вопроса студент самостоятельно оформляет бланк бронирования, который прилагает к отчету по практике (Рис.1).

 

 

Тема 4. Оформление подтверждения бронирования

Подтверждение бронирования – резервирование, подтвержденное специальным уведомлением, высылаемым отелем клиенту.

Студенту необходимо ознакомится с процессом обработки письма-заявки на размещение и оформления подтверждения бронирования. В результате изучения данного вопроса студент самостоятельно оформляет подтверждение бронирования на русском и английском языке и прикладывает к отчету по практике (рис.2 и рис.3).

 

На фирменном бланке предприятия (или штамп

Рег. N

Организации), с указанием реквизитов, адресов, ИНН, номера телефона, факса, e-mail

Директору ООО «Байкал-Плаза»

ЗАЯВКА

на бронирование мест

Просим разместить в Гостинице «Байкал-Плаза» (Фамилия, Имя, Отчество, должность, категория номера)

Гостинице ВМ-Центр (Фамилия, Имя, отчество, должность, категория номера)

1.

2.

3.

4.

4.

6.

7.

8.

9.

10.

(для иностранных граждан указывается гражданство; к заявке на размещение более 10 человек прилагается отдельный список)

Заезд "

"

г.

в период

(0-12 час. или 12-24 час.)

Выезд "

"

г.

в период

(0-12 час. или 12-24 час.)

Цель приезда и вид оплаты

(командировка, отдых, проездом, по безналичному за наличный расчет)

Оплату стоимости бронирования, проживания, оплату за опоздание или не заезд гарантируем. В случае причинения ущерба гостинице или антисанитарного состояния номера, обязуемся оплатить ущерб согласно составленного акта.

Реквизиты:

Главный бухгалтер

(подпись)

(ф., и., о.)

Руководитель

М.П.

(подпись)

(ф., и., о.)

от

"

"

г.

Рис.1. – Форма заявки на бронирование мест в гостинице

 

Дата:_______________________ Кому:________________________ Гостиница ____________________________________________ В ответ на ваш факс (письмо, телеграмму и т. д.) подтверждаем бронирование_______________ номеров с________ по_______. Стоимость проживания в сутки составляет _______ рублей. В случае изменения ваших планов просим отменить бронирова­ ние с___ до _____ ч. во избежание выставления счета за простой номера. Расчетный час в гостинице ___________________ 12 часов. Подтвердил бронирование_______________________________________ должность подпись ФИО дата Спасибо, что Вы выбрали нашу гостиницу!

 

 

Рис.2. - Форма подтверждения заявок на бронирование

 

 

Дата: ________________ Кому:___________________________ Гостиница_____________________ _________________________ В ответ на ваш факс (письмо, телеграмму и т. д.) подтверждаем: бронирование____________ номеров с________ по__________ не представляется возможным в связи с загруженностью номерного фонда. Мы зарегистрировали Вашу заявку и, как только у нас появятся свободные номера, сразу сообщим Вам об этом. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Сотрудник отдела бронирования______________________________________ должность подпись ФИО дата

 

Рис. 3. - Форма отказа в заявках о бронировании

 

Тема 5. Оформление гарантии бронирования

Гарантированное бронирование- резервирование со специальным регистрируемым подтверждением отеля о том, что он гарантирует клиенту получение заказанного им номера и в необходимое ему время. Клиент в свою очередь, гарантирует оплатить номер, даже если не сможет им воспользоваться.

Виды гарантированного бронирования:

- бронирование по предварительной оплате;

- бронирование по выставлению счета;

- бронирование под гарантию кредитной карты;

- бронирование под гарантию компании или корпорации;

- гарантированное бронирование ваучером.

Студент проводит анализ оформление гарантированного бронирования на примере гостиницы, приводит примеры оформления гарантийного письма и т.д.

В отдел бронирования гостиницы «Медея»   ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО - ЗАЯВКА (на фирменном бланке предприятия с указанием адреса, номеров телефона и факса) Компания «_________________________________» просит забронировать Номер категории   ____________________________________ Для господина / госпожи:   ____________________________________ Дата прибытия:   ____________________________________ Дата отъезда:   ____________________________________ Количество гостей в номере   ____________________________________ Способ оплаты: ____________________________________ (наличными при заезде/безналичный расчет) С правилами бронирования в гостинице «Медея» ознакомлены: в случае несвоевременной аннуляции (позднее, чем 24 часа до указанной в заявке даты заезда либо незаезде) гарантируем оплату стоимости 1 суток проживания в номере забронированной категории. Оплату обязуемся произвести в течение 2 (двух) банковских дней с момента выставления счета. Наши реквизиты: Полное наименование ОГРН ИНН /КПП Юридический адрес: Р/с № В банке К/с № БИК Подтверждаем, что данное обязательство сохраняет юридическую силу при его пересылке по факсимильной связи или электронной почте.   Генеральный директор (подпись) расшифровка подписи   Главный бухгалтер (подпись) расшифровка подписи

М.П.

 

 

 

Рис.4. – Образец гарантийного письма