Анализ информации из БД при помощи команды Сервис/Связи с Office/Анализ в MS Excel.

6. Под каким именем и в какой папке по умолчанию сохраняются документы, созданные с использованием команд Сервис/Связи с Office…?

Ответы на контрольные вопросы

1. Основные механизмы взаимодействия:

· Операции экспорта: экспорт в таблицу Excel, экспорт в текстовый файл, экспорт выделенного объекта в XML-файл (текстовый файл; расширяемый язык разметки, он описывает документ), экспорт в PDF, экспорт в другую БД Access, слияние в Word, экспорт в Word и документ HTML.

· Операции импорта: импорт электронной таблицы Excel, импорт БД Access, импорт текстового файла, импорт XML-файла, импорт документа HTML.

2. Чтобы конвертировать документы в форматы Microsoft Office необходимо экспортировать их в соответствующую программу. Для этого: Внешние данные – Экспорт – Далее выбрать необходимую программу и сохранить документ уже в той программе с соответствующим форматом.

3. Можно экспортировать в Word таблицу, запрос, форму или отчет. При экспорте объекта создается копия данных этого объекта в файле Microsoft Word формата RTF. Отображаемые поля и записи таблиц, запросов и форм экспортируются в документ Word в виде таблицы. Мастер экспортирует данные отчета и их представление, пытаясь обеспечить как можно более точное соответствие документа Word исходному объекту.

Порядок:

1. Откройте исходную базу данных.

2. В области навигации выделите объект, содержащий данные, которые необходимо экспортировать.

3. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку Дополнительно/Word.

4. В мастере экспорта укажите имя конечного файла. Если требуется просмотреть документ Word после завершения операции экспорта, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта. Если записи для экспорта были выделены до запуска операции, можно установить флажок Экспортировать только выбранные записи.

5. Нажмите кнопку ОК.

4. Если вы пишете письмо, которое должно быть отправлено нескольким адресатам, а все имена и адреса хранятся в базе данных, то это письмо можно создать в качестве документа Word. Это позволит воспользоваться всеми функциями данного текстового редактора по форматированию текста.

Порядок:

1. Откройте исходную базу данных и в области переходов выберите таблицу или запрос, которые предполагается использовать в качестве источника данных слияния.

2. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку Слияние в Word.

3. Выберите создание связи в существующем или в новом документе, а затем нажмите кнопку ОК.

4. Если выбрана ссылка на существующий документ, в диалоговом окне Выбор документа Microsoft Word найдите и выберите нужный файл и затем нажмите кнопку Открыть. Будет запущено приложение Word. В зависимости от выбранного параметра в нем будет открыт либо указанный, либо новый документ.

5. В области Слияние в разделе Выбор типа документа выберите Письма и затем щелкните Далее. Открытие документа, чтобы перейти к шагу 2.

6. На шаге 2 щелкните Далее. Выбор получателей.

7. На шаге 3 создается связь между источником данных Access и документом Word. Поскольку мастер был запущен из приложения Access, эта связь создается автоматически.

8. Чтобы настроить содержимое таблицы или запроса, щелкните Изменить список получателей.

9. Щелкните Далее. Создание письма для продолжения. Следуйте остальным инструкциям в области Слияние и на шаге 5 щелкните Далее. Завершение слияния.

Если вы создаете новый документ, то вы можете писать текст письма с клавиатуры, добавлять поля слияния, а также блок адресата и строку приветствия на вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей.

5. 1. В окне базы данных выберите имя таблицы, формы или отчета, данные которых нужно сохранить и загрузить в Microsoft Excel. Чтобы сохранить лишь выделенную область таблицы, откройте таблицу и выделите ее часть.

2. Данные – Анализ – Далее будет предложено выбрать или Анализ, или Поиск решения.

6. Документы, создаваемые с помощью операций экспорта данных, сохраняются с именем, которое имеет экспортируемый в другую программу Office объект. А пусть сохранения по умолчанию это папка Документы (например: C:\Users\PC\Documents\Кнопочная форма.rtf).

Вывод: в ходе работы я изучила механизмы взаимодействия приложений Microsoft Office c СУБД Access; приобрела практический опыт использованием информации из БД при подготовке серийных документов в Microsoft Word, а также анализа информации из БД средствами Microsoft Excel.

Дата создания отчета: 18.05.2017 Подпись студента: