Отчетность — система обобщающих показателей, характеризующих состояние и динамику управления служебной деятельностью, а также саму деятельность конкретного органа (подразделения).

Выделяют два вида отчетности в организации: с татистическую — отражающую количественные показатели контролируемой деятельности; описательную — содержащую в основном ее качественные показатели.

По срокам представления отчетность подразделяется на регулярную (в нормативно установленные сроки) и эпизодическую (в конкретные сроки, устанавливаемые субъектом управления или самим исполнителем).

Кроме того, отчетность может выступать в письменной и устной форме.

Письменная форма отчетности — это систематизированное (выверенное) документальное изложение сведений о состоянии, результатах и динамике служебной деятельности органа (подразделения) за определенный период времени или по определенному вопросу, обеспечивающее их достоверность, сопоставимость и логическую связь. Система такой отчетности, ее основное содержание, сроки и порядок представления определяются нормативными актами. Истребование общей, в том числе и статистической, отчетности сверх указанной в этих нормативных актах запрещается. Порядок представления отчетности по реализации конкретного решения или по конкретному вопросу устанавливается руководством организации. Именно письменная отчетность накапливается в информационных массивах и лежит в основе работы информационно-аналитических подразделений.

Цель отчета заключается в выявлении упущений и недостатков в организации деятельности на конкретном участке. Предметом отчета является результат деятельности организации (подразделения) за определенный период времени, выраженный в обобщенных сведениях.

Процесс контроля складывается из следующих друг за другом стадий:

1) планирование проверки и организационных мероприятий ее проведению;

2) подготовка к проверке;

3) проведение проверки;

4) составление, обсуждение и принятие контролирующим органом (лицом) акта проверки, принятие решения по ней и ознакомление с ними заинтересованных органов, организаций, лиц;

5) реализация принятого по материалам проверки решения;

6) рассмотрение возможных жалоб на принятое контрольным органом (должностным лицом) или по его материалам решение;

7) контроль за фактическим исполнением решений, а также предложений и рекомендаций, содержащихся в акте проверки.

Любая проверка планируется. Невозможно охватить контролем одновременно всю деятельность объекта (предмета) управления, весь управленческий персонал. Важно сконцентрировать внимание на наиболее актуальных вопросах: правильно их сформулировать; определить профиль и объем информации, которую желательно получить в результате проверки; интервалы, в течение которых она должна поступать.

Контрольные акты — это документы, которые должны отвечать требованиям законности, обоснованности, объективности. Взависимости от их назначения акты-документы подразделяются наисходные, промежуточные и завершающие. Существует большоемногообразие форм документов, отражающих итоги проверки: актыпроверки, справки, заключение экспертизы, обзор, информация, отчетэксперта и т.д. НО при любом названии итоговый документ попроверке содержит определенные реквизиты:

- указания на то, что и где проверялось;

- самые значительные успехи, положительные моменты, достижения в проверяемой сфере деятельности объекта;

- недостатки и нарушения, вскрытые в ходе проверки, их сущность, видимые проявления, срок их существования; если это правонарушения указание на то, какие именно требования, каких именно правовых актов нарушены;

- данные о том, чем вызваны недостатки или нарушения, каковы причины;

- сведения о последствиях нарушений, в том числе размерах причиненного материального и иного ущерба;

- фамилии конкретных виновников недостатков и нарушений;

- указания на меры, принятые контролирующим органом (должностным лицом) в рамках его компетенции для пресечения выявленных злоупотреблений, грубых нарушений законности;

- рекомендации и предложения, направленные на устранение вскрытых недостатков и нарушений, их причин, на возмещение причиненного материального и морального ущерба, привлечение к ответственности виновных лиц.