Правила составления документов

Все документы оформляются на бумаге формата А4 и А5, допускается также использование форматов А3 и А6.

Большая часть документов оформляется на бланках организаций.

Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенном для переменной информации.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на ПК. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаге. В действующем ГОСТе указан перечень из 29 реквизитов.

Каждый реквизит имеет три части:

заголовочную (содержит реквизиты, расположенные до текста), которая в свою очередь делится на левую и правую половины;

основную (содержательную), содержит информацию по сути документа;

оформляющую (содержит реквизиты, расположенные после текста).

Реквизиты бланка

В зависимости от типа и назначения документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают его юридическую силу.

В эту группу входят следующие реквизиты:

Наименование организации должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документах зарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования. Помимо непосредственно наименования организации довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, и справочные данные об организации.

Сведения об организации. ГОСТ не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации, в их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о банковских реквизитах, о государственной регистрации, ИНН, адрес электронной почты и др.

Наименование вида документа указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т.д.) Название записывается прописными буквами и четко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.

Дата документа обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является:

дата подписания (для приказов, писем, факсов);

дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

дата события, которое зафиксировано на документе.

Дат на документе может быть несколько, основной считается дата подписания.

Дата оформляется арабскими цифрами, на нее отводится 10 знаков, восемь цифр и разграничительные точки.

Регистрационный номер документа – это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов – это обычно порядковый номер, считая от начала года (календарного или учебного). Каждый вид документов имеет свою индексацию, которая разрабатывается на предприятии.

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на

Адресат располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Резолюция содержит распоряжение руководителя относительно решения вопроса, изложенного в документе. Если в резолюции указаны несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за организацию и выполнение задания (без пометки «ответственный»).

Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «Адресат» и «Текст».

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?» или «чего (кого)?». На него отводится 10 см в левой половине заголовочной части и он должен занимать не более 2 строк. В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа.

Текст документа – основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с междустрочным полуторным интервалом (для формата А5 можно одинарный интервал). Отступ в 1 строке рекомендуется 1,25 см

Подпись – обязательный реквизит для каждого документа. В его состав входит: наименование должности, личная (рукописная подпись), расшифровка.