Когда следует проводить инвентаризацию

Согласно п. 3 ст. 11 нового Закона о бухгалтерском учете случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объек­тов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъек­том, за исключением обязательного проведения инвентаризации.

Все предприятия обязаны проводить инвентаризацию перед составлени­ем годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентариза­ция которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвента­ризация основных средств может проводиться один раз в три года, а биб­лиотечных фондов - один раз в пять лет.

Кроме того согласно п. 27 Положения о бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности, ут­вержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н, инвентаризация обязательна в следующих случаях:

ü при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитар­ного предприятия:

ü при смене материально ответственных лиц;

ü при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

ü в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

ü при реорганизации или ликвидации организации;

ü в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

В соответствии с п. 1.6 Методических указаний по инвентариза­ции она также может проводиться при коллективной (бригадной) материальной ответственности, если:

ü сменился руководитель коллектива (бригады);

ü выбыло из коллектива (бригады) более 50% его (ее) членов;

ü ее проведения требуют один или несколько членов коллектива (бригады).

Дополнительно могут проводиться выбороч­ные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

 

Общие правила проведения инвентаризации

До начала проверки фактического наличия имущества инвента­ризационной комиссии надлежит получить все имеющиеся на этот момент приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвен­таризационной комиссии визирует все приходные и расходные до­кументы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до ин­вентаризации на «…..» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентари­зации по учетным данным. Особенно важно соблюдение этого правила в том случае, когда инвентаризация производится не на 1-е число месяца.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к на­чалу инвентаризации все расходные и приходные документы на иму­щество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие спи­саны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подот­четные суммы на приобретение или доверенности на получение иму­щества.

Фак­тическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечиваю­щие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на осно­вании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и техни­ческих расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведо­мости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

В ходе инвентаризации не только пересчи­тывается количество и общая стоимость имеющихся в наличии товар­но-материальных ценностей и денежных средств, но и проверяется правильность их оценки.

Соответственно вместе с результатами инвентаризации органи­зация получает возможность уточнить балансовую стоимость ос­новных средств, товаров и прочего имущества. Однако при этом следует иметь в виду, что уточнение стоимости какого-либо инвен­тарного объекта но результатам инвентаризации возможно только в том случае, если ранее была допущена ошибка при определении его стоимости (например, в первоначальную стоимость основного средства не были включены затраты, связанные с его приобретени­ем, или, напротив, сумма таких затрат была необоснованно завы­шена).

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их коли­чество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядко­вых номеров материальных ценностей и общий итог количества в на­туральных показателях, записанных на данной странице, вне зависи­мости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над за­черкнутыми правильных записей. Исправления должны быть огово­рены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на по­следних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о про­верке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, произво­дивших эту проверку (п. 2.9 Методических указаний по инвентариза­ции).

Все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально от­ветственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комис­сией имущества в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц лицо, принявшее имущество распи­сывается в описи в получении, а сдавшее - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендо­ванное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе ин­вентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время пе­рерывов в работе инвентаризационных комиссий описи должны храниться в яшике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом пред­седателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комис­сия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтвер­ждения производит исправление выявленных ошибок в установлен­ном порядке.

Инвентаризационная комиссия

Для проведения инвентаризации создается постоянно действую­щая инвентаризационная комиссия. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвента­ризационных комиссий утверждает руководитель магазина.

Доку­мент о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) ре­гистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Главная задача инвентаризационной комиссии при проведении ин­вентаризации - обеспечение полноты и точности внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров. Денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, пра­вильности и своевременности оформления материалов инвентаризации.