Характерные типы деловых писем

Письмо-презентация (представление) предприятия.

Должно содержать максимум необходимых данных о пред­приятии, включая его номенклатуру, историю и т.п., а также четко выраженную идею, что предприятие хочет от адресата: установить деловые отношения по экспорту или импорту,, обме­няться делегациями, организовать или участвовать в выставке и т.д. Желательно сопроводить такое письмо-презентацию прило­жением документации (буклет предприятия, список предлагае­мых товаров, их спецификации и т.д.).

 

Письмо-офферта (предложение товара)

Оно должно содержать необходимые данные (условия пред­ложения), чтобы иметь правовое значение для ведения даль­нейших переговоров по заключению контракта купли-продажи. Эти условия являются потом обязательным условием предстоя­щего контракта. Условия эти следующие: наименование пред­лагаемого товара, количество товара, качество товара (может быть изложено' в спецификации или приложении к письму), цена, базисные условия места поставки, условия платежа, сроки поставки, характер тары и упаковки, срок действия офферты.

Следует отметить, что офферта может быть ТВЕРДОЙ или СВОБОДНОЙ.

Если письмо-офферта твердая, то она выражается словами: «предлагаем твердо», если свободная, то «предлагаем без обяза­тельств».

Письмо-запрос

Содержит практически все те же данные, что и письмо-офферта. Дополнительно целесообразно упомянуть, почему вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, т.е. откуда вам известно, что она работает с этим товаром. В письме-запросе цена не указывается. Можно попросить указать ее в офферте с указанием базиса места поставки.

Письмо-запрос информации о фирме

В таком письме помимо просьбы выслать какие-либо инте­ресующие вас материалы должны быть изложены какие-то минимально необходимые сведения о вашей организации и о том, в связи с чем вы запрашиваете материал, т.е. в какой степени фирма может быть заинтересована в вас.

Письмо-приглашение на переговоры

Такое письмо должно быть отправлено адресату заблаговре­менно. Желательно, чтобы в письме фигурировали альтерна­тивные, наиболее удобные для вашего контрагента сроки при­езда.

Должны быть четко изложены предмет предстоящих пере­говоров, сроки, продолжительность визита, вопрос виз и, в слу­чае необходимости, |вывоз транспорта от Москвы до Вашего предприятия, вопрос |билетов в оба конца, вопрос размещения в гостинице, место и время встречи (в Москве, в Вашем городе и т.п.).

 

Письмо-предложение в ответ на полученный от потенциального покупателя запрос с указанием конкретных условий буду­щего контракта или проформой контракта.

Письмо-рекламация

Посылается заказным письмом с приложением всех необхо­димых доказательных документов (например, актов экспертизы, рекламационных актов, коносаментов, спецификаций, сертифи­катов о качестве). В указанных документах обязательно делает­ся ссылка на номер контракта и транспортного документа. Дата почтового штемпеля места отправления такого письма считает­ся датой предъявления; рекламации.

В данных кратких рекомендациях мы не останавливаемся на сопроводительных к документации письмах, на письмах с выра­жением благодарности и т.д. Эти письма составляются по об­щепринятым стандартам.

Желательно прикрепить к письму свою визитную карточку, можно с краткой рукописной надписью на ней.

Все вышеизложенное в равной степени относится и к телеграфно-телексной переписке, естественно, с учетом ее крат­кости и особенностей телеграфного стиля письма.

Пригласительное письмо для партнера.

«Уважаемые господа», запятая.

Ниже, под словом «уважаемые», начиная с красной строки, с заглавной буквы следует: «От имени...... я имею удовольствие пригласить вас.... в качестве гос­тя......».

С новой строки: «Могу заверить вас, что я и мои коллеги будем рады встрече с вами и сделаем все, чтобы пребывание в нашей стране стало для вас и интересным, и приятным».

Отступив и образовав более широкие поля, то есть даже ближе к середине страницы, с большой буквы начинаем: «Было бы очень любезно с вашей стороны, если бы вы смогли отве­тить на наше приглашение о приезде в любое удобное для вас время».

Дальше, отступив еще ниже, почти с середины, с большой буквы: «С сердечным приветом» (обязательна запятая).

Ниже, под словом «с сердечным», с маленькой буквы «ис­кренне ваш, господин Иванов». Можно без «господина», просто «Иванов». В конце ставится точка.

Слева от подписи «Иванов», на этой же строке, но ближе к полям, пишется «Иванов» — печатными буквами, а роспись идет под словом — «ваш».

 

О б р а з е ц

ШТАМПФИРМЫ 12 января 95 года (Внимание господина Брауна) Уважаемые господа,   От имени...... я имею удовольствие пригласить вас...... в качестве гостя.......   Могу заверить вас, что я и мои коллеги будем рады встре­че с вами и сделаем все, чтобы пребывание в нашей стране стало для вас и интересным, и приятным.   Было бы очень любезно с вашей стороны, если бы вы смогли ответить на наше приглашение о приезде в любое удобное для вас время. С сердечным приветом, искренне ваш, господин Иванов. ИВАНОВ (подпись)