ПОЛОЖЕНИЕ по Делопроизводству

ПОЛОЖЕНИЕ по Делопроизводству

Общие положения

1.1. Настоящее Положение о делопроизводстве и документообороте (далее-Положение) разработано в соответствии с действующим Законодательством РФ по документационному обеспечению и архивному хранению документов, Уставом компании.

1.2. Положение определяет порядок документирования деятельности организации, общие правила работы с документами, порядок организации документооборота и хранения документов в компании.

1.3. Основная цель организации делопроизводства (оформление и контроль входящей и исходящей документации, прием и передача факсимильных и электронных сообщений, а также телефонные междугородные переговоры) - обеспечение быстрого и качественного обмена информацией с поставщиками в процессе выполнения задач, стоящих перед компанией.

1.4. Документационное обеспечение управленческой деятельности компании, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, организация документооборота и хранения документов, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на секретаря (делопроизводителя), заместителей директора по направлениям и ответственных исполнителей.

1.5. Должностные обязанности работников, отвечающих за делопроизводство в подразделениях компании, регламентируются должностными инструкциями.

1.6. Требованиями настоящего Положения руководствуются все должностные лица и подразделения компании.

Делопроизводство и документооборот

2.1. В соответствии с настоящим Положением секретарь (делопроизводитель) разрабатывает, а руководитель компании утверждает Инструкцию по делопроизводству и документообороту (далее - инструкция). Данная инструкция является внутренним нормативным документом и регламентирует все операции по созданию, движению и хранению документов, происходящие в компании.

2.2. Руководитель компании назначает ответственных лиц за ведение делопроизводства (ДП) в подразделениях:

• ДП АУП;
• ДП ЖДТ;
• ДП ПРР;
• ДП ПТГ;
• ДП (ПРР п,Кожва);

Все вышеперечисленные ответственные лица руководствуются инструкцией по делопроизводству и документообороту.

2.3.Документирование деятельности.

2.3.1. Документирование включает в себя все виды работ, связанные с составлением и оформлением документов в компании, в том числе:

• составление и оформление организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
• подготовка плановых и отчетных документов (планов, отчетов, справок);
• оформление протоколов заседаний (советов, комиссий и др.);
• ведение деловой переписки;
• составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (служебных записок, справок, списков, актов и др.).

2.3.2. По характеру движения различают следующие группы документов:

• Входящие документы - создаваемые за пределами компании (или созданные в компании, отправленные и вернувшиеся) и поступающие в компанию.
• Исходящие документы - создаваемые в компании (или поступившие в компанию извне и снова отправляемые) и выходящие за его пределы.
• Внутренние документы - создаваемые, перемещаемые внутри компании и остающиеся в ней на хранение.

Порядок составления, оформления, обработки, регистрации и учета документов регламентируется инструкцией по делопроизводству и документообороту.

2.4. Организация документооборота включает в себя:

• прием, обработка и прохождение поступающих (факс, почтовая рассылка, курьерская рассылка и т. д.) документов;
• регистрация и учет поступающих документов (все входящие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации);
• организация работы с отправляемыми документами (согласование, регистрация, учет, тиражирование исходящих документов

• регистрация и прохождение внутренних документов;
• контроль исполнения документов.

Организация работ с исходящей документацией

4.1. Документы, поступившие от исполнителя, завизированные исполнителем (2 экземпляр) и подписанные директором, регистрируются секретарем (делопроизводителем или иным лицом) в «Журнале исходящей документации» с присвоением даты регистрации, кода соответствующего подразделения согласно номенклатуры дел, утвержденных директором.

ПОЛОЖЕНИЕ по Делопроизводству

Общие положения

1.1. Настоящее Положение о делопроизводстве и документообороте (далее-Положение) разработано в соответствии с действующим Законодательством РФ по документационному обеспечению и архивному хранению документов, Уставом компании.

1.2. Положение определяет порядок документирования деятельности организации, общие правила работы с документами, порядок организации документооборота и хранения документов в компании.

1.3. Основная цель организации делопроизводства (оформление и контроль входящей и исходящей документации, прием и передача факсимильных и электронных сообщений, а также телефонные междугородные переговоры) - обеспечение быстрого и качественного обмена информацией с поставщиками в процессе выполнения задач, стоящих перед компанией.

1.4. Документационное обеспечение управленческой деятельности компании, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, организация документооборота и хранения документов, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на секретаря (делопроизводителя), заместителей директора по направлениям и ответственных исполнителей.

1.5. Должностные обязанности работников, отвечающих за делопроизводство в подразделениях компании, регламентируются должностными инструкциями.

1.6. Требованиями настоящего Положения руководствуются все должностные лица и подразделения компании.