VII. Управление, редактирование и форматирование документами в MS Word

Панели инструментов

Панель инструментов представляет собой набор управляющих элементов (кнопок, кнопок со стрелками или раскрывающихся списков), наиболее часто используемых при определенном виде работы.

Область задач – прямоугольная область в окне MS Word, в которой указаны наиболее часто встречающиеся команды. Обычно расположена справа у края окна, однако может быть перенесена в любое удобное место по вашему усмотрению. В строке заголовка содержит кнопку Закрыть. Может быть выведена на экран или удалена с экрана с помощью команд Вид – Область задач или Ctrl+F1.

Режимы просмотра документа

Режим предварительного просмотра документа

Предварительный просмотр – удобный режим для того, чтобы представить общий вид вашего документа после печати. В данном режиме хорошо видна разбивка на страницы.

Файл – Предварительный просмотр или же кнопка Предварительный просмотр панели Стандартная.

Полноэкранный режим

В полноэкранном режиме на экране присутствует только текст, могут отображаться линейки. Вид – Во весь экран.

Обычный режим

Обычныйрежим предназначен для ввода текста, его редактирования, форматирования. Он считается наиболее экономичным с точки зрения затрат ресурсов на обработку текста.

Вид – Обычный или ЛКМ на кнопке Обычный режим , расположенной слева на нижней полосе прокрутки.

В обычном режиме документ представлен в виде длинного непрерывного листа, состоящего из текста, графических объектов, таблиц. Разделение страниц показано пунктирной линией. Колонтитулы, текст сносок, колонки текста не отображаются.

Режим Web-документа

Вызов режима Web-документа: Вид – Web-документ или ЛКМ на кнопке режим Web-документа , расположенной слева на нижней полосе прокрутки.

Вызвав окно Вид командами Сервис – Параметры – Вид, можно задать определенные параметры Web-документа. Режим Web-документа используют, создавая Web-страницы.

Режим разметки страницы

Режим разметки страницы наиболее адекватно представляет страницу вашего документа на экране.

Вызов режима разметки страницы: Вид – Разметка страницы или ЛКМ на кнопке Режим разметки , расположенной слева на нижней полосе прокрутки.

В режиме разметки страницы документ имеет тот же вид, что и после печати. На экране отображаются колонтитулы (только в этом режиме!), тексты сносок, все графические и иные объекты. В данном режиме можно увидеть все границы, доступные для ввода текста на экране: границы колонтитулов, сносок и основного текста, что позволяет иногда облегчить форматирование текста, расположенного обычным образом, а также в виде колонок.

Режим структуры документа

Режим структуры разумно использовать при работе как с объемными документами, так и с такими, которые содержат всего несколько страниц, но имеют определенное строение (легко делятся на части, пункты и т.п.)

В режиме структуры можно прочитать примечания и сноски. Однако колонтитулы, границы страниц и границы текста, фон и рисунки – не отображаются.

Вид – Структура или ЛКМ на кнопке Режим структуры , расположенной слева на нижней полосе прокрутки. В результате на экране появится панель Структура и документ будет отображен в режиме структуры.

Режим чтения

Режим чтения предназначен для чтения документов с наименьшим напряжением для глаз и оптимизированными для чтения инструментами.

Страницы, представленные в режиме чтения, оптимизированы для отображения на экране, при печати документа они будут выглядеть иначе.

Вид – Режим чтения или кнопка полосы прокрутки.

Редактирование документов

Под редактированием текста понимается выполнение следующих операций:

ü добавление фрагмента текста;

ü удаление фрагмента текста;

ü перемещение фрагмента текста;

ü копирование фрагмента текста.

Форматирование документа

Под форматированием понимают изменение внешнего вида документа, но не его смысла.

Различают три типа форматирования:

- страниц (Файл – Параметры страницы, Формат – Фон, Границы и заливка, Табуляция, Колонки, Автоформат и т.д.)

- абзаца (Формат – Абзац, Формат – Список),

- символьное (настройка шрифта) (Формат – Шрифт, Формат – Регистр, Формат – Буквица…);

Абзац

Добавление фрагмента текста, как правило, связано с понятием абзаца.

Абзац Microsoft Word – это отдельный набор данных, отличающийся своими параметрами форматирования, такими, как выравнивание, интервалы и стили [7]. В конце абзаца всегда стоит знак абзаца ¶, обычно не отображаемый на экране и относящийся к непечатаемым знакам. Можно сказать, что в MS Word абзацем считаются символы между двумя знаками абзаца ¶. Исключение составляет самый первый абзац текста, не имеющий перед собой знака абзаца.

Формат ­– Абзац …

Колонтитулы

Колонтитул — это информация (номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), которая печатается внизу или вверху каждой страницы документа.

Вид – Колонтитулы …

Списки

Под списком в MS Word понимается последовательность абзацев, в которой содержатся данные одного типа.