Образец заполнения титульного листа трудовой книжки.

Герб ТРУДОВАЯ КНИЖКА АТ-1 № 2536215 Фамилия__________________Кузнецов______________________________________Имя______________________Геннадий______________________________________Отчество_________________Максимович____________________________________Дата рождения____28. 11. 1970__________________________________________ (число, месяц, год)Образование______________ высшее_______________________________________ (н/среднее, среднее, н/высшее, высшее)Профессия, специальность__экономист____________________________________Дата заполнения _________ "10" сентября 1993 г. _______________________Подпись владельца книжки_Кузнецов______________________________________М.П. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек __________Лебедев_________ разборчиво

	Дата	Сведения о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	Наосновании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
№ записи	число	месяц	год
Закрытое акционерное общество «Луна»
				Принят экономистом в финансовый отдел	Пр. № 18-к от 15.05.1995
				Переведен на должность заместителя Заведующего финансовым отделом	Пр. № 37-к от 29.10.1996
				Уволен по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ	Пр. № 9-к от 09.02.2002

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Личное дело оформляют после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами, поэтому предприятия по разному решают вопросы их ведения.

Одни организации заводят личные дела на всех сотрудников, другие - на руководителей и ведущих специалистов.

В начало личного дела помешают документы, необходимые для приема на работу. Личное дело работника может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении образования, семейного положения и т.п.

Каждое дело формируют в отдельной папке. На обложке делают отметки: № дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу.

Работники, ведущие кадровую документацию, отвечают за правильное оформление личных дел.

Рекомендуется в личное дело включать документы в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов дела;

- дополнения к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров);

- заявление о приеме на работу;

- анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);

- трудовой договор (если есть);

- приказ о приеме на работу (копия);

- документы об образовании (копия);

- характеристики или рекомендательные письма.

В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы и т.п.).

Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включают.

На документы личного дела составляют внутреннюю опись.

Каждый документ дела заносят в опись отдельно. Опись составляют и подписывают работники, ведущие кадровую документацию. В ней указывают также дату формирования личного дела. Начальная дата - дата заявления о приеме на работу, конечная - дата увольнения.

Личное дело ведут в одном экземпляре. Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.

Изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывают справку, подписанную работником, ответственным за кадровую документацию, где он указывает с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан, когда будет возвращен.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководителя. Выдачу учитывают по контрольной карточке, которую ставят на место выданного дела. В ней указано когда, куда и кому выдано дело и проставлена подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывают дату его возвращения и вкладывают ее в дело.

Личные дела учитывают в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно 1 соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении номер дела используют для личного дела вновь принятого работника.

Раз в год проводят проверку наличия и состояния личных дел, о чем составляют акт.

Хранят личные дела в специальных шкафах. Дела располагают по порядку номеров слева направо и сверху вниз. Хранят личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных работников в конце года сдают на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делают отметку в журнале учета личных дел.

Для передачи дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруют арабскими цифрами, которые проставляют в правом верхнем углу черным карандашом или нумератором.

Листы внутренней описи документов личного дела нумеруют отдельно.

В конце личного дела пишут - заверительная надпись, которую оформляют на "ЛИСТЕ - ЗАВЕРИТЕЛЕ ДЕЛА" (по установленной форме).

Лист-заверитель служит для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации и физического состояния.

Заверительную надпись подписывает ее составитель.

Все изменения в составе личного дела отмечают в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий документ.

Заверительную надпись пишут только на листе-заверителе, а не на обложке дела или обороте листа последнего документа.