Альбом форм первичной документации

· Общие положения

Альбом форм первичной учетной документации (далее – Альбом) представляет собой перечень первичных учетных документов и инструкций по их заполнению (далее – Инструкции), необходимый для оформления хозяйственных операций ОАО «РЖД» в соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учете и учетной политикой ОАО «РЖД».

Целью создания Альбома является обеспечение унификации процесса оформления и учета хозяйственных операций ОАО «РЖД», обеспечение единого подхода к оформлению первичных учетных документов, предотвращение совершения ошибок при оформлении первичных учетных документов, обеспечение процедур внутреннего контроля и автоматизации процесса отражения хозяйственных операций ОАО «РЖД».

Использование Альбома и Инструкций является обязательным для применения всеми подразделениями ОАО «РЖД».

Альбом разработан в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету в РФ, нормативными документами ОАО «РЖД».

В своей хозяйственной деятельности ОАО «РЖД» использует первичные учетные документы, утвержденные приказом Минтранса РФ от 05.08.2008 №120 «Об утверждении форм перевозочных документов на перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа, используемых при оказании услуг населению железнодорожным транспортом», приказом МПС РФ от 18.06.2003 №39 «Об утверждении Правил заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом», распоряжением ОАО «РЖД» от 29.09.2008 №2047р «Об утверждении форм бланков строгой отчетности, используемых при оказании услуг железнодорожного транспорта».

· Основные понятия и определения

Подразделение ОАО «РЖД» – любое подразделение ОАО «РЖД», имеющее обособленный баланс, независимо от его места в организационной структуре ОАО «РЖД».

ЕК АСУФР (ЕК АСУФР-2) – Единая корпоративная автоматизированная система управления финансами и ресурсами ОАО «РЖД» и подсистемы, входящие в ее состав.

· Содержание Альбома

Каждой форме первичного учетного документа в Альбоме присвоен код, составленный с учетом Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93. Код формы по ОКУД состоит из семи знаков:

первый и второй знаки означают, что формы относятся к первичной учетной документации;

третий и четвертый знаки означают раздел учета;

пятый, шестой и седьмой знаки означают порядковый номер в разделе учета, при этом специализированные формы начинаются с цифры 8.

Первичные учетные документы, представленные в Альбоме, содержат набор обязательных реквизитов предусмотренных Федеральным законом «О бухгалтерском учете», а также дополнительные реквизиты, предусмотренные технологией автоматизации процесса отражения хозяйственных операций ОАО «РЖД» (номер балансовой единицы (далее – БЕ), коды статей Номенклатуры доходов и расходов и прочие реквизиты).

Инструкции содержат описания форм первичной учетной документации и порядок их заполнения в подразделениях ОАО «РЖД».

Внесение дополнений и изменений в Альбом осуществляется президентом ОАО «РЖД» или уполномоченным им лицом.

Внесение дополнений и изменений в Инструкции осуществляется Бухгалтерской службой ОАО «РЖД».

Первичные учетные документы ОАО «РЖД» могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

При изготовлении бланочной продукции допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные строки) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

При автоматизированном способе оформления первичного учетного документа он должен быть распечатан в день совершения хозяйственной операции и подтвержден подписями ответственных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи в первичных учетных документах, а также сроки хранения первичных учетных документов устанавливаются внутренними документами ОАО «РЖД», определяющими полномочия должностных лиц на подписание первичных учетных документов и порядок их хранения соответственно.

· Корректировочные первичные учетные документы

При изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав), в том числе в связи с изменениями их цены (тарифа) или уточнения количества (объема) корректировочный первичный учетный документ оформляется первичным учетным документом той же формы, что и корректируемый первоначальный документ (без добавления граф) с учетом следующих требований:

· перед наименованием первичного учетного документа проставляется слово «Корректировочный (-ая, -ое)»;

· указывается дата составления и порядковый номер корректировочного первичного учетного документа;

· приводится ссылка на корректируемый первичный учетный документ, его номер и дату составления в следующем формате:

Корректируемые показатели первичного учетного документа в строках формы корректировочного первичного учетного документа заполняются в порядке, аналогичном заполнению корректировочных счетов-фактур.

При этом каждая строка с наименованием товара (описанием выполненной работы, оказанной услуги), имущественного права, показатели которой подлежат изменению, подразделяется на следующие 4 строки:

Ø «до изменения»;

Ø «после изменения»;

Ø «увеличение»;

Ø «уменьшение».