Отчет по практической работе №15

«Работа с входящими документами.»

Задание 2.1

 

Вопросы	Ответы
Этапы обработки входящих документов(3)	Первичная обработка, регистрация и направление на рассмотрение руководству или исполнителям.
Вскрываются ли вход. документы с пометкой «лично»?	Нет, передаются адресату.
Действия сотрудников при приеме корреспонденции	При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним, об этом сообщается отправителю. Ошибочно присланная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается надлежащему адресату.
Описать порядок первичной обработки полученных входящих документов.	Проверка целостности упаковки, вскрытии конвертов, наличия вложенных в них всех документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов.
Как производится прием телеграмм?	Под расписку с проставлением даты и времени приема. При приеме должна быть проверена дата подачи телеграммы. При обнаружении задержки в доставке телеграммы, направляется заявление предприятию связи.
Цельпредварительного рассмотрения?	Распределение на требующие обязательного рассмотрения руководства и направляемые сразу в структурные подразделения и ответственным исполнителям, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей.
В какие сроки рассматриваются полученные входящие док-ты?	В день их поступления. Правительственная корреспонденция с пометкой "Срочно" обрабатывается немедленно.
3 цели регистрации	Учет, контроль и поиск документов.
Описать порядок регистрации входящих документов (где?, что пишут, пример?).	Например - 13/20-1, где 13 индекс структурного подразделения, 13/20 - индекс дела, порядковый номер документа в деле- 13/20-1, в составе реквизита “Отметка о поступлении документа в орган.”- 7таб, 57 поз..
Формы регистрации (3)?	Регистрационно – контрольные карточки (РКК), Регистрационные журналы. Автоматизированная форма регистрации.
Рассмотрение документов руководством что пишет, где?	Пишет резолюцию, в кот. указывает порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом. Резолюция подписывается с указанием даты.
Кто является ответственным исполнителем	Исполнитель, указанный в резолюции первым.
У когоостаетсяподлинный документ?	У ответственного исполнителя.
Когда направляется входящий документ в дело?	Когда выполнены все поручения, указ. В док-те или в резолюции рук-ля.

Задание 2.2

2.2.1 Нарисовать схему работы с входящими документами организации.

2.2.2 Самостоятельная работа -получить входящие документы (из раздаточного материала) и провести первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию и направить на рассмотрение руководству или передать исполнителям по назначению.

Ответы

На вопрос 2.2.1

Схема работы с входящими документами

На вопрос 2.2.2

a) После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются).

b) Секретарь регистрирует письмо. Письмо получает уникальный входящий номер (пример?). При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.

c) Секретарь передает письмо руководителю.

d) Руководитель рассматривает документ и пишет резолюцию, отражающую его решение, и направляет исполнителю через секретаря.

e) Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.

f) Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

g) Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.

h) Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо (то, входящее, с кот. начались все действия) и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.