Просмотр и редактирование данных

Научившись проектировать базы данных и создавать таблицы, можно приступать к вводу данных. Вводить данные и отображать их на экране можно в режиме таблицы или в режиме формы. Режим таблицы позволяет работать в привычном формате строк-столбцов, когда на экране видны одновременно несколько записей. Режим отображения формы концентрирует внимание на одной записи и заменяет бумажные бланки электронными формами, которые можно просмотреть на экране или напечатать.

Управление режимом таблицы

Создав таблицу, можно начать ввод данных. Чтобы переключиться в режим таблицы, выберите команду «Вид→Режим таблица». В режиме таблицы можно вводить и просматривать данные в привычном табличном (электронной таблицы) формате строк и столбцов. Область пересечения строки и столбца называется ячейкой.

Ввод и редактирование данных

Основные операции ввода данных включают добавление, удаление и редактирование записей таблицы, копирование и перемещение данных, а также отмену нежелательных изменении данных во время редактирования. Для выделения полей, редактирования и перемещения по таблице можно пользоваться мышью. Для перемещения к первой, предыдущей, следующей и последней записям воспользуйтесь кнопками управления. Строка номера записи, расположенная над строкой состояния, отображает номер текущей записи; этой строкой также можно воспользоваться для перехода к определенной записи. (Щелкните на строке номера записи, введите номер записи, к которой вы хотите перейти, и нажмите клавишу <Enter>.) Для перемещения таблицы на столбец или на строку можно воспользоваться кнопками прокрутки.

Добавление новых записей

Существует два способа добавления записей в Access - режим редактирования и режим ввода данных.

В режиме редактирования можно вводить данные в конец таблицы. Программа Access автоматически переходит в режим редактирования, когда изменяются данные или вводятся новые записи. В режиме ввода данных Access отображает на экране таблицу, готовую к вводу новых записей.

В обоих случаях для ввода новой записи используется пустая запись, расположенная внизу таблицы. Когда вы начинаете вводить данные в эту строку, Access добавляет новую пустую запись под текущей записью.

Крайний слева столбец таблицы называется столбцом маркировки записи. Щелкая в этом столбце, можно выделить всю строку (запись).

Access использует столбец маркировки записи для отображения следующих символов.

• Стрелка показывает текущую запись (ввод данных и редактирование не проводилось).

• Звездочкой помечена пустая запись, находящаяся в нижней части таблицы. При переходе к этой записи звездочка меняется на стрелку, являющуюся индикатором текущей записи.

• Карандаш показывает, что текущая запись содержит введенные или измененные данные, которые еще не сохранены.

• Символ блокировки показывает, что запись в данный момент редактируется другим пользователем, всем остальным она доступна только для чтения.

По мере того как вводятся данные, Access проверяет введенные данные на соответствие их типу поля и дополнительным условиям (например, проверка на допустимость). Перед тем как перейти к следующему полю или записи, Access сообщит обо всех некорректно введенных данных.

Когда переходите к следующей записи, Access автоматически сохраняет текущую запись и все сделанные вами изменения. Кроме того, можно сохранить изменения, сделанные в текущей записи, в любой момент, выбрав команду «Сохранить».

Удаление записей

Если необходимо удалить всю запись, щелкните на поле маркировки записи или воспользуйтесь клавишами перемещения, для того чтобы перейти к нужной записи, а затем из меню редактирования «Правка» выберите команду «Выделить запись». В столбце выделения записи появится символ текущей записи, а вся строка будет выделена. Из меню «Правка» выберите команду «Удалить» или нажмите клавишу <Del>. Access удалит запись и отобразит диалоговое окно, требуя подтвердить удаление (кнопка ОК) или отменить удаление (кнопка «Отмена»).

Большая часть возможностей (команд) управления данными находится на панели инструментов: «Вырезать», «Копировать», «Вставить», «Найти», «Сортировка по возрастанию», «Сортировка по убыванию», «Фильтр» и другие