Разработка штатного расписания.

Штатное расписание – организационно-распорядительный документ, содержащий сгруппированный с учетом структуры управления организации перечень наименований должностей служащих и профессий рабочих с указанием их количества по каждому наименованию, квалификации и размеров должностных окладов (ставок).

Оно является одним из важнейших локальных нормативных документов, определяющих трудовой распорядок организации (ст. 194 ТК). Обязательной формы штатного расписания не имеется, поэтому в каждой организации оно разрабатывается самостоятельно. В его разработке принимают участие различные службы организации, в том числе кадровая.

Правила и рекомендации по составлению штатного расписания, основанные на законодательстве и существующей практике:

1. Штатное расписание организации, являющейся юридическим лицом, утверждает руководитель. Как правило, лицо, утверждающее этот документ, указывается в учредительных документах организации.

2. Расчет количества рабочих мест и численности работников (трудоемкости) осуществляется с учетом утвержденных нанимателем норм труда и планируемого объема работ (услуг).

3. Определение наименования профессий рабочих и должностей служащих, их квалификации должно производиться с учетом распределения работ по рабочим местам и расстановки работников, а также тарификации работ.

4. Производится распределение обязанностей между руководителем организации и его заместителями, разработка и утверждение положений о структурных подразделениях организации.

5. Разрабатывается и утверждается положение об оплате труда, материальном стимулировании работников.

6. Рассчитывается фонд заработной платы с учетом планируемого объема работ (услуг) и численности работников.

7. Структура штатного расписания состоит из разделов: «Руководители», «Специалисты», «Служащие», «Рабочие». При этом группировка должностей производится по структурным подразделениям.

8. Штатное расписание составляется на календарный год либо на другой срок (период). Как видно из перечня, ряд вопросов относится к функциям кадровой службы, в подготовке которых она должна принимать активное участие.

Ведение трудовых книжек.

Порядок ведения трудовых книжек работников регулируется постановлением Совета Министров Республики Беларусь.

Трудовые книжки ведутся кадровой службой на всех работников, т. е. лиц, заключивших трудовой договор (контракт), в том числе срочный, а также на внештатных работников.

Трудовые книжки ведутся также на лиц, работающих в профсоюзных и других общественных организациях, на выборных должностях, если эти лица получают заработную плату по месту работы. Они ведутся на лиц, работающих у нанимателя более пять дней, если эта работа является для них основной. Для лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки не заводятся.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Сведения о работнике записываются на первой странице трудовой книжки при ее первом оформлении либо при выдаче дубликата исходя из предъявленного работником паспорта или свидетельства о рождении. В трудовую книжку кадровая служба вносит все данные о трудовой деятельности работника в организации (переводы, изменение квалификации, увольнение и т. п.). Порядок внесения записей в нее осуществляется в соответствии с требованиями упомянутой выше Инструкции.

При выдаче работнику трудовой книжки (дубликата), а также вкладыша в нее с работника взимается сумма, затраченная на ее приобретение. Трудовые книжки хранятся в специально оборудованном месте как документы строгой отчетности. Не полученная работником при увольнении трудовая книжка остается на хранении у нанимателя в течение двух лет.

Невостребованные трудовые книжки передаются в архив нанимателя, где хранятся 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть уничтожены. При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы). За задержку выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула, а дата увольнения при этом изменяется надень выдачи трудовой книжки.