Тема: Организация и методика работы по определению состава источников комплектования архивов

Определение состава источников комплектования архивов включает:

Выявление или уточнение состава организаций, расположенных в зоне комплектования архива; изучение функций, выполняемых организацией; изучение состава документов, образующихся в деятельности организации; решение вопроса об отнесении организации к составу источников комплектования.

Работа по определению состава источников комплектования учитывается при перспективном и текущем планировании работы архивных учреждений.

Выявление организаций.

В целях определения наиболее полного состава источников комплектования выявляются, по возможности, все организации, действующие в пределах зоны комплектования архива.

Выявление осуществляется на основе информации, имеющейся в регистрационных палатах и отделах, в органах по управлению государственным имуществом, органах статистики, финансовых, налоговых служб и др. Источниками сведений по общественно-политическим, культурным организациям являются отделы юстиции, отделы по связям с общественными организациями при администрациях, комитеты по национальной политике и др.

При выявлении государственных организаций, относящихся к одной отраслевой системе, необходимо проанализировать в отраслевом органе управления всю сеть таких организаций на территории субъекта Российской Федерации, их соподчиненность.

Особое внимание в этой работе целесообразно обратить на изменения (переход в другую форму собственности, реорганизация, ликвидация), произошедшие с организациями, ранее состоящими в списке источников комплектования госархивов и хранящими документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации.

Работу по выявлению состава организаций осуществляют в госархивах сотрудники отдела комплектования и ведомственных архивов в соответствии с распределением обязанностей. В муниципальных архивах эту работу проводит заведующий архивом или, по его поручению, работник этого архива.

Изучение функций, выполняемых организацией.

После выявления организаций с ними устанавливаются деловые контакты. При этом анализируются структура, функции организации путем изучения основных нормативных документов, регламентирующих ее деятельность (устав, положение), а также сеть подведомственных учреждений, масштаб деятельности и др. с целью определения роли и значения данной организации в экономике, культуре, социальной сфере конкретного региона.

У государственных организаций на основании их уставных документов изучается, прежде всего, их место и роль в системе органов управления, а также в конкретной отраслевой системе. Как правило, организации, осуществляющие функции управления на любом уровне, подлежат отнесению к составу источников комплектования архива.

У негосударственных организаций основные функции также изучаются по уставным документам. При этом особое внимание обращается на особенности управления данной организацией, характер взаимосвязей с другими государственными и негосударственными структурами, профиль деятельности (производство, посреднические услуги и т.д.), степень влияния организации на экономику, культуру и другие сферы деятельности в регионе.

Изучение состава документов организаций.

Анализ состава документов (организационно - распорядительных, планово-отчетных, аналитических и др.), образующихся в деятельности организаций, проводится с учетом перечней примерных, типовых, конкретных номенклатур дел, инструкции по делопроизводству и др. Эта работа осуществляется в тесном контакте со специалистами работниками экспертных служб соответствующих организаций.

Изучение состава документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, осуществляется с согласия собственника на основании Соглашения (договора).

Определяющими критериями при отнесении как государственных, так и негосударственных структур к составу источников комплектования архива являются функционально-целевое назначение организации, полнота документирования, информационная насыщенность, научно-историческая ценность документации данной организации.

При изучении степени повторяемости документной информации государственной организации в других фондах следует прежде всего установить степень дублирования планово-отчетной и информационно-аналитической документации организации в фондах вышестоящего отраслевого органа, а также соответствующего органа исполнительной власти путем сравнительного анализа номенклатур дел и состава документов этих организаций.

Документация негосударственных организаций может дублироваться в фондах статистических, финансовых, налоговых и других органах. Более сложные, чем дублетность, виды повторяемости информации (отраженность, поглощенность и т.д.) не могут являться основанием для невключения организации в состав источников комплектования архива.

Примечание. При оценке уровня информативности документального фонда следует иметь в виду характерные для 1990-х годов тенденции появления новых видов нормативно-правовой, коммерческой, внутренней управленческой документации, сроки хранения которых не установлены ведомственными и типовыми перечнями, а также количественного уменьшения массы планово-отчетной и информационно-аналитической документации и как следствие - относительного понижения роли и значения этой документации в общем составе документов как исторических и информационных источников.