Регистрация поступающих документов.

Документы, поступающие в БашГУ, регистрируются в день поступления в общем отделе.

Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания (газеты, книги, журналы, брошюры, бюллетени, рекламные издания, проспекты, авторефераты), унифицированные формы и бланки документов и др.

На всех входящих документах и приложениях к ним в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера («входящий номер») и даты поступления документа.

Не вскрывается в общем отделе личная корреспонденция, ценная корреспонденция, экспресс-почта и корреспонденция из-за рубежа.

Обо всех поступивших документах необходимо докладывать ректору в день их поступления.

Документы, адресованные ректору БашГУ, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматривают в общем отделе, а затем направляют ректору или в подразделение. Предварительное рассмотрение документов проводят с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения ректором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляют, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в БашГУ распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передают по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Работники деканатов, кафедр и структурных подразделений ежедневно получают корреспонденцию в общем отделе (за несвоевременную доставку простой корреспонденции в адрес структурных подразделений ответственность несут работники деканатов и кафедр).

Регистрации подлежат документы, поступающие из органов государственной власти, организаций и от физических лиц.

Порядковые номера регистрируемым входящим документам присваиваются в пределах календарного года.

Все документы, поступающие в БашГУ, после регистрации должны быть направлены ректору для рассмотрения, указания исполнителя, постановки на контроль.

Указания ректора, проректоров по исполнению документов, как правило, содержат следующие реквизиты:

– Ф.И.О. должностного лица БашГУ;

– содержание поручения;

– срок исполнения;

– подпись;

– дата.

Рассмотренные ректором документы возвращают в общий отдел, где в журнал «Входящая корреспонденция» вносят фамилию исполнителя, а документ передают на исполнение.

Получив документы на исполнение, работник БашГУ должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель (лицо, указанное в резолюции первым), который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.

В отдельных случаях такие документы можно тиражировать и передавать в соответствующие структурные подразделения.

Работник БашГУ обязан обеспечивать оперативность, качество исполнения и сохранность документов, поступивших к нему для исполнения.

Передача зарегистрированного документа от одного исполнителя к другому производится через приемные структурных подразделений.

После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении.

Движение документов в БашГУ должно быть управляемым и оперативным.

Требования, предъявляемые к документообороту:

– прямоточность движения документов – документ кратчайшим путем попадает исполнителю, возвратные перемещения документа исключены;

– распределение документов ректору, проректорам, руководителям структурных подразделений согласно их функциональным обязанностям;

– единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.

Оригиналы писем от вышестоящих организаций, органов власти хранятся в общем отделе.